Ano ang Kailangan Mong Malaman Tungkol sa Hierarchy ng Pamagat ng Trabaho ng Job

Administratibong Pamagat ng Trabaho ng Job

Naiintindihan mo ba ang hierarchy ng pamagat ng trabaho sa pamamahala?

Kahit na ang mga tao na nasa larangan ng administratibong maraming taon ay maaaring makahanap ng kumplikadong web ng mga pamagat ng trabaho, mga istrukturang pang-organisasyon, at iba't ibang mga responsibilidad na medyo nakalilito kung minsan. Ang mga nakaranasang admin ay maaaring makita ang kanilang mga sarili na nagtatanong, tulad ng:

mga laro ng icebreaker para sa mga pagpupulong sa trabaho
  • Ano ang iba't ibang mga bagay na karaniwang ginagawa ng mga Administratibong Opisyal at Mga Administratibong Tagapangasiwa? (Karaniwang pinamamahalaan ng mga opisyal ang mga proseso habang pinapamahalaan ng Mga Superbisor ang mga proseso ngunit din ang iba pang mga empleyado.)
  • Ano ang pagkakaiba ng an Opisina Administrator at isang Opisina Manager ?
  • Ang isang Executive Administrator ba ay isang executive-level administrator o isang taong namamahala sa mga executive? (Karaniwan silang nangangasiwa sa mga executive.)

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

Tuloy-tuloy ang mga katanungan. Sa paglaon, ang mahiwagang pamamaraan ng pamagat ng pamamahala ng trabaho ay maaaring humantong sa mga propesyonal na magtanong kung saan ang kanilang sariling mga pamagat ay umaangkop sa pangkalahatang tanawin. Ang isang katulad na problema ay maaaring tuliruhin ang mga mangangaso ng trabaho na nagtataka kung aling mga pamagat ng pang-administratibong trabaho ang dapat i-target sa kanilang mga paghahanap sa karera.

Nalilito tungkol sa hierarchy ng pamagat ng trabaho sa pamamahala

Linawin natin ang hierarchy ng pamagat ng job administrative! Narito ang lahat ng kailangan mong malaman upang maunawaan ang iba't ibang mga antas ng mga pamagat ng admin at bigyang kahulugan din kung ano ang ibig sabihin ng mga pamagat.

Isang tala bago kami magsimula: Ang mga pamagat ng trabaho, responsibilidad, at inaasahan na saklaw namin sa ibaba ay maaaring lumitaw sa ilalim ng maraming antas. Halimbawa, ang isang Office Manager ay maaaring isang posisyon sa antas ng pagpasok sa isang kumpanya at isang posisyon na mataas ang antas sa ibang kumpanya na may higit na hinihingi na mga pangangailangan sa opisina. Bilang karagdagan, mangyaring tandaan na ang listahang ito ay sumasaklaw sa marami, ngunit tiyak na hindi lahat, mga pamagat ng pang-administratibong trabaho na makasalubong mo.

Mga Pamagat ng Job na Pang-administratibong Antas ng Entry

Mga pamagat ng pang-administratibong antas ng pagpasok

  • Coordinator ng Opisina
  • Opisina Administrator
  • Katulong sa Opisina
  • Opisina Manager
  • Opisina ng klerk
  • Katulong sa Front-Desk
  • Clerk ng Entry ng Data
  • Espesyalista sa Pagpasok ng Data
  • Tagapag-ugnay ng Kagawaran
  • Tagapangasiwa ng Pamamahala
  • Administratibong Katulong
  • Katulong ng Serbisyo sa Pangangasiwa
  • Tulong sa Pangangasiwa
  • Administratibong Associate
  • Tagapangasiwa
  • Junior Administratibong Katulong
  • Mga Tagapangasiwa ng Kaganapan
  • Tagatanggap
  • File Clerk
  • Personal na Katulong

Mga responsibilidad sa trabaho ng administrator ng antas ng pagpasok

Ang mga tagapangasiwa sa antas ng pagpasok ay karaniwang gumagawa ng kaunti sa lahat. Maaari silang magkaroon ng isang mabagal na araw ng pag-aayos ng mga file at paghahanda ng mga dokumento at pagkatapos ay upang gumana sa susunod na araw upang makahanap ng isang inbox na puno ng iba`t ibang mga kahilingan mula sa mga kasapi ng kawani sa buong opisina.

Ang mga empleyado ay tumingin sa kanilang mga administrador para sa anumang uri ng suporta na kailangan nila sa anumang naibigay na oras. Ang mga tao sa mga posisyon na ito ay nakumpleto ang lahat ng mga kailangang-kailangan na item sa paligid ng tanggapan, tinutulungan ang mga empleyado na gawin ang kanilang pinakamahusay na trabaho at mapanatili ang pagpapatakbo ng tanggapan nang maayos hangga't maaari.

Anumang administrator ng antas ng entry ay maaaring matagpuan ang kanilang mga sarili:

  • Pamamahala ng mga komunikasyon sa tanggapan — paglalagay ng mga pang-organisasyong tawag sa telepono, email, at tradisyunal na mail
  • Pagpapanatili ng mga serbisyo sa tanggapan, kabilang ang mga mapagkukunan at pasilidad ng IT (Kasama rito ang paglalagay ng mga teknikal na katanungan at kahilingan sa serbisyo.)
  • Pakikipagtulungan sa mga kagawaran upang matulungan ang plano ng mga kaganapan at pagkukusa
  • Pag-uugnay ng mga plano sa paglalakbay, paggawa ng mga ruta, at pagkumpleto ng mga pag-book
  • Pag-iskedyul at pamamahala ng mga kalendaryo
  • Pagpapanatili ng mga listahan ng contact
  • Pagpapanatili ng opisina sistema ng paghahain sa ayos
  • Kinakatawan ang mga interes sa opisina sa mga pakikipag-ugnay sa mga panlabas na kasama, kabilang ang mga vendor, consultant, at kliyente
  • Lumilikha ng mga invoice
  • Pagsubaybay at pag-order ng mga gamit sa opisina
  • Pagbibigay meryenda sa opisina at iba pang mga kalamangan
  • Ang pagbibigay ng kinakailangang suporta sa mga direktor, manager, at executive
  • Pagpapanatiling organisado ng mga puwang sa opisina
  • Pangangasiwa ng mga papasok at papalabas na mga pakete at mail

Upang sapat na hawakan ang magkakaibang listahan ng mga responsibilidad, ang mga administrador sa antas ng pagpasok ay karaniwang inaasahang:

  • Kilalanin at tumugon sa mga potensyal na problema
  • Gumawa ng hakbangin upang malutas ang mga problema nang nakapag-iisa at malikhaing (Upang maging mabisa hangga't maaari, ang mga tagapangasiwa sa antas ng pagpasok ay kailangang makapagpasya at makitungo sa mga isyu nang hindi nangangailangan ng input mula sa sinumang iba pa.)
  • Mabisang at magalang na makipag-usap sa panloob at panlabas na mga stakeholder sa iba't ibang mga iba't ibang mga format
  • Madiskarteng pamahalaan ang oras
  • Multitask at mabilis na ilipat ang mga gawain upang makumpleto ang iba't ibang mga panggagaling na tungkulin nang hindi hinayaan ang anumang mahulog sa mga bitak
  • Isaayos at maproseso ang impormasyon habang sinusubaybayan din ang mga pisikal na item at proyekto upang ma-maximize ang pagiging produktibo
  • Panatilihin ang kahinahunan kapag nagkamali ang mga bagay
  • Maging mabilis at maging handa sa lahat ng oras
  • Tandaan ang mga pangunahing detalye habang maraming tao ang gumagawa ng pandiwang, nakasulat na kamay, at naka-email na mga kahilingan sa buong araw
  • Mabilis na gumana, ngunit tumpak

Mga Pamagat na Pamagat na Job na Pang-administratibong Antas

Mga pamagat ng trabaho sa administratibong antas ng antas

  • Administratibong Katulong
  • Opisina Manager
  • Executive Assistant
  • Operations Manager
  • Tagapangasiwa ng Mga Serbisyong Administratibo
  • Administratibong Suporta ng Tagapamahala
  • Espesyalista sa Suporta ng Pangasiwaan
  • Mga Tagapangasiwa ng Kaganapan
  • Personal na Katulong
  • Administrator ng Serbisyo
  • Travel Coordinator
  • Espesyalista sa Pamamahala
  • Executive Assistant ng Executive
  • Tagapagpaganap na kalihim
  • Tagapamahala ng negosyo
  • Namumuno ng Negosyo
  • Tagapamahala ng Mga Pasilidad
  • Teknikal na Pang-administratibo
  • Katulong ng Staff
  • Tagapag-iskedyul
  • Katulong ng Yunit

Mga responsibilidad sa trabaho ng administratibong antas ng antas

Tulad ng mga tagapamahala sa antas ng entry, ang mga tagapamahala ng antas ng antas ay gumagawa ng kaunti sa lahat. (Ano ang masasabi natin; tila ito ay isang palatandaan ng larangan ng pangangasiwa.) Gayunpaman, hindi katulad mga tagapamahala ng antas ng entry, mga tagapamahala ng antas ng antas ay karaniwang gumagawa ng bahagyang mas kaunti, ngunit higit na mas dalubhasang gawain, tulad ng paghawak ng payroll. Ang mga admin ng mid-level ay karaniwang tatawagin upang lumahok sa mga malalaking proyekto ng kumpanya na hinihimok ng misyon, kabilang ang mga pagkukusa ng kultura ng kumpanya, mga programa sa gantimpala ng empleyado, at mga strategic rebrandings.

pinakamahusay na mga regalong corporate para sa mga kliyente

Bilang karagdagan, sa sandaling lumipat ang mga administrator mula sa antas ng pagpasok sa gitnang antas, makakabuo sila ng sapat na karanasan upang mag-disenyo at magpatupad ng kanilang sariling mga patakaran upang mapabuti ang pagpapatakbo ng kumpanya.

Ang sinumang tagapangasiwa sa antas na antas ay maaaring matagpuan ang kanilang sarili:

  • Pagpapatupad ng mga patakaran sa tanggapan at pagpapabuti ng diskarte sa mga mayroon nang proseso
  • Pagbuo ng mga pagkukusa na nauugnay sa kultura ng kumpanya at kabutihan ng empleyado
  • Pagpapatupad ng mga kritikal na pamamaraan sa kaligtasan, kabilang ang pagtataguyod ng mga plano sa paglikas, pagpapatakbo ng mga drill, at pagse-set up ng seguridad sa pagbuo
  • Paghawak ng payroll
  • Pagpaplano ng disenyo ng opisina at pagpapabuti ng layout
  • Onboarding at offboarding mga bagong empleyado
  • Pamamahala ng mga gawain sa pagpapatakbo, kabilang ang paghawak ng mga reward sa empleyado, paradahan, at pagpapanatili ng gusali
  • Direktang pagtulong sa mga executive
  • Pagpaplano ng mga kaganapan at pagpupulong
  • Pagsasaayos ng paglalakbay
  • Pag-iskedyul at pamamahala ng mga kalendaryo
  • Lumilikha ng mga ulat at kung minsan ay ipinapakita ang mga ito
  • Sinusubaybayan ang iba pang mga kasapi sa suporta ng tanggapan
  • Pag-iingat ng mga libro at talaan
  • Pagmamay-ari ng mga proseso ng pag-invoice
  • Natutukoy ang samahan ng impormasyon at arkitektura ng kumpanya
  • Ang pakikipag-interfacing sa mga kliyente, vendor, pamamahala ng gusali, at mga empleyado nang regular
  • Pagpapatakbo ng mga pangunahing proyekto sa tanggapan, tulad ng pagkukumpuni, pag-install, at mga pagkukusa sa disenyo ng tanggapan
  • Pamamahala sa badyet ng tanggapan at pangangasiwa sa pananalapi, mula sa paghawak ng mga gastos hanggang sa pagpapatupad ng mga proseso
  • Pakikipag-ayos at pagsubaybay sa mga kontrata
  • Pagdinig (at nalulutas ang mga isyu na nauugnay sa) mga reklamo
  • Paglutas ng mga salungatan ng empleyado

Multitasking administratibong katulong

Upang sapat na hawakan ang magkakaibang listahan ng mga responsibilidad, ang mga tagapamahala ng antas ng antas ay karaniwang inaasahang:

  • Malaya na bumuo ng mga mabubuhay na solusyon sa mga problema sa paglitaw nito
  • Pakinabangan lahat mga kasangkapan sa kalakal upang mapabuti at mapalakas ang mga proseso
  • Mag-isip ng madiskarteng ito at magbigay ng mga executive na may mahusay na gabay sa big-picture
  • Mahusay na hawakan ang presyon upang manatiling isang patuloy na maaasahang mapagkukunan sa pamamahala
  • Unahin ang trabaho sa mga paraan na umaayon sa misyon ng kumpanya
  • Gumamit ng paghuhusga sa lahat ng oras upang maging isang mapagkakatiwalaang tagapangalaga ng lihim na impormasyon
  • Epektibong ihatid ang mga mensahe sa iba't ibang mga iba't ibang mga madla sa iba't ibang mga iba't ibang mga format
  • Makipag-ayos at mag-network upang makabuo ng mga kapaki-pakinabang at natutupad na mga koneksyon
  • Gumamit ng emosyonal na katalinuhan upang gumana nang maayos at mabisa sa iba
  • Ilapat ang mga kasanayan sa analytics upang maipaalam ang pangunahing mga pagpapasya sa negosyo
  • Maunawaan at bigyang kahulugan ang kumplikadong impormasyon na nauugnay sa parehong abstract (mga ugnayan) at panteknikal (pamamahala ng imbentaryo) na mga responsibilidad sa tanggapan
  • Adapt sa pagbabago ng mga hinihingi at responsibilidad
  • Manguna sa iba at magtalaga ng mga gawain
  • Gabayan ang mga proyekto at daloy ng trabaho mula sa pagsisimula hanggang sa matapos
  • Makibalita ang mga detalye kapwa malaki at maliit
  • Makinig, hikayatin, at paminsan-minsan ay magbigay ng 'therapy' sa lugar ng trabaho

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

Mga Titulo ng Trabaho ng Mas mataas na Antas

Mataas na antas na katulong sa pamamahala

  • Opisina Manager
  • Executive Assistant
  • Senior Executive Assistant
  • Senior Personal na Katulong
  • Punong Opisyal ng Pamahalaang
  • Direktor ng Pangangasiwa
  • Direktor ng Administratibong Serbisyo
  • Punong Opisyal ng Pagpapatakbo
  • Direktor ng Operasyon
  • Senior Receiverist
  • Pakikipag-ugnay sa Komunidad
  • Punong Opisyal ng Kaligayahan
  • Punong Opisyal ng Tao

Mataas na antas na responsibilidad sa trabaho ng administrator

Tulad ng ibang mga tagapangasiwa, ginagawa ito ng mga tagapamahala ng mataas na antas paminsan-minsan. Gayunpaman, sa mga posisyon na may mataas na antas, ang pagtuon na sinimulan naming makita sa paligid ng kalagitnaan ng antas ay lumalim pa. Ang mga tagapamahala ng mataas na antas ay karaniwang gumugugol ng mas maraming oras sa kanilang pagtatrabaho sa mga tukoy na executive o pagtatrabaho sa mga proseso ng negosyo. Ang mga napanahong administrador ay gugugol ng halos lahat ng kanilang oras na tinitiyak ang tagumpay ng kanilang lugar na pinagtutuunan at mas kaunting oras na dumalo sa mga maliit na problema, menor de edad na emerhensiya, at iba pang maliliit na gawain sa pangangasiwa.

Ang sinumang tagapamahala ng mataas na antas ay maaaring matagpuan ang kanilang sarili:

  • Nagsisilbing punong tagatulong sa paligid ng tanggapan
  • Ang pagiging nag-iisang pakikipag-ugnay sa magkakaibang mga koponan ng tanggapan sa panahon ng pagbuo at pagpapatupad ng mga pagkukusa, patakaran, at proseso ng buong kumpanya
  • Pinadadali at pinangungunahan din ang mga bagong pagkukusa sa negosyo at mga madiskarteng proyekto
  • Pagkonsulta upang mapabuti ang mga pagpapatakbo at daloy ng trabaho para sa buong kagawaran
  • Pagsasagawa ng iba't ibang mga madiskarteng pag-andar ng Human Resource na nauugnay sa pagkuha ng empleyado, pagpapanatili, at pagpapaunlad ng patakaran
  • Pamamahala ng iba pang mga department head at manager
  • Natutukoy kung paano pinakamahusay na magagamit ang mga mapagkukunan ng kumpanya
  • Pagpapanatiling alam ng mga stakeholder ng kumpanya sa mga pangunahing update at pag-unlad
  • Pamamahala at paggabay sa buong koponan ng suporta sa administratibo at madalas na iba pang mga koponan din
  • Pagtatakda ng mga layunin para sa buong kumpanya at indibidwal na mga koponan
  • Sinusubaybayan ang lahat ng mga bagay na may kaugnayan sa pang-araw-araw na pagpapatakbo
  • Pagpapatuloy sa mga oportunidad sa pag-unlad ng negosyo
  • Pagpapanatili ng pangunahing panlabas na madiskarteng mga relasyon sa negosyo
  • Ang paglilingkod sa pangalawang-sa-utos sa mga pangunahing ehekutibo at pagkuha ng napakaraming mga responsibilidad sa loob ng kapasidad na iyon

Upang sapat na hawakan ang magkakaibang listahan ng mga responsibilidad, ang mga tagapamahala ng antas ng antas ay karaniwang inaasahang:

  • Magkaroon ng maraming taon ng karanasan at napatunayan na mga tagumpay sa isang kapasidad na pang-administratibo o pamamahala
  • Ipakita ang mga madiskarteng at kritikal na kasanayan sa pag-iisip na karibal ng mga ehekutibong pinagsisilbihan nila
  • Magkaroon ng isang supernatural na mata para sa detalye; naaalala ng mga taong ito ang pangalan ng bawat isa, bawat takdang petsa, at bawat pangunahing punto tungkol sa mga patakaran at proseso
  • Makipag-usap sa sinuman at sa lahat upang makakuha ng mga resulta
  • Manipula ang kanilang oras hanggang sa tila mas maraming oras sa isang araw
  • Magpakita ng isang pangako sa antas ng namumuhunan sa misyon ng kumpanya
  • Magkaroon ng isang talino para sa pagpapabuti ng mga proseso at pamamahala ng mga daloy ng trabaho sa isang paraan na nagtataguyod ng kahusayan pati na rin ang mabuting kalooban
  • Maging mahusay na nagustuhan at iginagalang ng empleyado ng lahat ng mga antas at sa lahat ng mga kagawaran
  • Dalhin ang pagmamay-ari ng lahat ng mga kinalabasan, kahit na ang mga hindi direktang nakakaantig sa pang-araw-araw na gawain

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

ang mga ehersisyo na maaari mong gawin sa trabaho

Kung nasa larangan ka ng pang-administratibo (lalo na kung nagba-browse ka ng mga trabaho), sigurado kaming napagtagumpayan mo ang iyong patas na bahagi ng pamagat ng trabaho sa pamamahala. Gustung-gusto namin ang iyong intel sa hierarchy ng pamagat ng trabaho sa pamamahala. Ipaalam sa amin kung aling mga pamagat ang hindi namin nakuha at ibahagi ang iyong mga pananaw sa ibaba!

Espesyal na salamat sa O * NET OnLine , na na-sponsor ng Kagawaran ng Paggawa ng Estados Unidos, para sa pagpapanatili ng isang kamangha-manghang database ng impormasyon sa trabaho.