Ang Tanging Template ng Manwal na Mga Pamamaraan ng Opisina na Kakailanganin Mo

Manwal ng Mga Pamamaraan sa Opisina

Kung mayroon kang mga pamamaraan sa opisina na kailangan mong i-dokumento, malamang na maaari kang gumamit ng isang template ng manu-manong mga pamamaraan sa tanggapan. Ginagawang mas madali ng mga template ang iyong buhay, binibigyan ka ng isang solidong panimulang punto at tumutulong na matiyak na hindi mo iiwan ang anumang mahalagang impormasyon.



Bakit mo kakailanganin na idokumento ang mga pamamaraan ng tanggapan sa una? Sa madaling salita, bakit kailangan mong lumikha ng isang manual na pamamaraan ng tanggapan?

Pro-Tip: Kung ikaw ay isang malayong empleyado o bahagi ng isang koponan na may mga remote na manggagawa na naghahanap ng isang mabisang paraan upang manatiling konektado, inirerekumenda namin ang pag-check out Nextiva . Perpektong dinisenyo para sa modernong ipinamamahaging lakas-paggawa, ang teknolohiya ng Nextiva's Voice over Internet Protocol (VoIP) ay nagbibigay-daan sa iyong mga empleyado na gumawa ng malinaw na mga tawag mula sa anumang lokasyon gamit ang isang computer o telepono.

Napakahusay na tanong. Ipinapahiwatig ng karaniwang kahulugan ang mga manwal ng pamamaraan ay isang magandang ideya sa pangkalahatan, ngunit mayroon ding maraming mga tiyak na benepisyo ng paglikha ng isang manwal ng mga pamamaraan sa tanggapan:



  • Kung magbabakasyon ka, kung gayon ang sinuman ay maaaring gumamit ng manwal upang matapos ang iyong mga mahahalagang gawain. Tinutulungan ng manu-manong ang iyong mga stand-in na gawin ang kailangang gawin, at magdudulot din ito sa iyo ng kapayapaan ng isip dahil malalaman mong nasasakop ang iyong trabaho, at nasasakop din nang tama; sinulat mo ang manu-manong, pagkatapos ng lahat!
  • Kung kailangan mong sumakay sa isang bagong empleyado, maaari mong ibigay ang bagong rekrut ng mga kopya ng manwal. Madali mong maipaliwanag ang lahat ng mga proseso at pamamaraan habang sumusunod ang bagong empleyado, dahil malinaw na ibabalangkas ang lahat sa manwal.
  • Kung kailangan mong ipaliwanag ang iyong mga tungkulin at proseso sa pamamahala, magkakaroon ka ng isang maayos na dokumentadong account ng lahat ng iyong mga pangunahing proseso at gawain sa iyong likas na daliri.
  • Kung naiwan mo ang iyong kasalukuyang trabaho, hindi mo na kakailanganin upang maitala ang lahat ng iyong mga proseso bago ka umalis. Makikinabang din ang iyong kapalit, at ang kumpanya sa kabuuan, upang magkaroon ng isang manwal na sanggunian na hindi pinagsama sa pagmamadali.

SN_SwagBox_banner

Ang mga template at tip sa ibaba ay makakatulong sa mga Opisina ng Opisina at Mga Executive Assistant na dokumento at ibahagi ang kanilang sinubukan at totoong mga proseso ng trabaho.

(PS - Sumali sa isa sa aming pribadong FB Groups na eksklusibo para sa Mga Executive Assistant o Mga manager ng tanggapan . Ito ay isang pamayananupang kumonekta, makipagtulungan, at magbahagi ng payo kung paano mapagtagumpayan ang malawak na spectrum ng mga hamon na kinakaharap mo sa iyong tungkulin.)



Manu-manong Mga Pamamaraan sa Mga Pamamaraan sa Pamamaraan

Narito ang lahat ng kailangan mo upang lumikha ng isang mabisang template ng manu-manong mga pamamaraan ng tanggapan.

Manu-manong Mga Pamamaraan sa Mga Pamamaraan sa Pamamaraan

  1. S i-tart ang iyong manu-manong gamit ang isang balangkas. Ayon kay Patricia Robb , may akda ng Tumatawa sa Lahat ng Daan patungo sa Trabaho: Isang Survival Blog para sa Administratibong Katulong Ngayon , 'Dapat mong ayusin ang iyong mga tungkulin sa isang lohikal na format sa isang talahanayan ng mga nilalaman upang maipakita kung paano mo nais na ilagay ang bawat item. Kapag natapos mo na ang talaan ng mga nilalaman, maaari kang bumalik at punan ang mga detalye. ”
  2. Gamitin ang iyong paglalarawan sa trabaho at anumang dokumentasyon mula sa mga kamakailang pagsusuri upang makuha ang iyong mga pangunahing responsibilidad. Dapat masakop ang iyong manu-manong, sa sunud-sunod na paraan, kung paano gawin ang bawat isa sa mga pangunahing responsibilidad na ito.
  3. Paghiwalayin ang anumang mga patakaran na kailangan mong i-dokumento mula sa anumang mga pamamaraan na kailangan mong idokumento. Ayon kay Pagsunod sa Tulay , 'Tinutukoy ng isang patakaran ang isang hanay ng mga patakaran tulad ng pag-uugali sa lugar ng trabaho, habang ang isang pamamaraan ay tumutukoy sa mga hakbang na dapat mong gawin upang makasakay sa isang bagong empleyado.' Kung nais mong malaman ng isang tao kung bakit ka gumawa, gumawa at magrekord ng isang patakaran. Kung nais mo ang isang tao na malaman kung paano gumawa ng isang bagay, lumikha at magtala ng isang pamamaraan.
  4. Isulat ang manwal sa malinaw at maigsi na wika. Ang isang manu-manong pamamaraan ng cryptic na pamamaraan ay halos walang silbi. Narito ang isang bagong kawikaan sa tanggapan para sa iyo: Ang isang manu-manong pamamaraan na hindi maunawaan ng sinuman ay hindi makakagawa ng mabuti sa sinuman.
  5. Isama ang mga heading at puntos ng bala. Bilang karagdagan sa pagsusulat ng mga pamamaraan sa malinaw na wika, tumawag ng mga mahahalagang paksa at pagkuha gamit ang mga naka-bold na heading, bala, mesa, at iba pa mga elemento ng visual nasisira ang mga bloke ng teksto. Tinutulungan nito ang sinumang mai-skim ang manu-manong at lumaktaw sa mga nauugnay na seksyon.
  6. Isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa taong nagmamay-ari ng proseso , malamang ikaw mismo. Tinutulungan nito ang sinumang gumagamit ng manu-manong malaman kung sino ang makikipag-ugnay kung mayroon silang mga katanungan.
  7. Patunayan ang manwal. Hayaan ang isang tao na walang ideya kung ano ang iyong ginagawa basahin ang manwal. Matapos basahin ng iyong associate ang manu-manong, hilingin sa kanya na patakbuhin ka sa isang play-by-play ng kung ano ang gagawin niya sa anumang naibigay na araw. Kung nag-fumble siya, malamang na may kasalanan ito sa manu-manong pagsulat o istraktura.
  8. Gawin ang manu-manong isang nahahanap na PDF. Pinapayagan nitong maghanap ang mga tao nang may higit na pagiging sopistikado kaysa sa makakamit nila gamit lamang ang kanilang mga eyeballs upang mai-skim ang iyong mga bala at heading, hindi alintana kung gaano sila maayos.
  9. Isama ang petsa kung kailan nilikha ang manwal pati na rin ang petsa ng huling pag-update. Tutulungan nito ang mga gumagamit na mapatunayan na nakakakuha sila ng kasalukuyang impormasyon.
  10. Magbigay ng kakayahang umangkop at mga pagpipilian para sa bawat pamamaraan. Ayon kay isang patnubay sa pagsulat ng patakaran , 'Kung magagawa, ang mga pamamaraan ay dapat mag-alok ng mga pagpipilian ng gumagamit. Ang mga pamamaraan na hindi kinakailangang higpitan ay maaaring limitahan ang kanilang pagiging kapaki-pakinabang. ' Sa ilang mga kaso, ang mga taong gumagamit ng manwal ay simpleng 'pagpupuno' at maaaring hindi masigasig na nakatuon sa pagsunod sa mga patakaran sa isang T. Kung may nahahanap silang isang bagay na talagang hindi nila nais na gawin, baka hindi lang nila gawin ito
  11. Iwasan kasama na ang impormasyon na maaaring mabilis na sa panahon. Halimbawa, kung ang isang pamamaraan ay nagsasangkot sa pakikipagtulungan sa isang tao sa kumpanya, maaari mo lang gamitin ang pamagat ng posisyon sa halip na ang pangalan ng tao. Kapag ang mga tao ay umalis sa kumpanya, ang manwal ay mananatiling kapaki-pakinabang.
  12. Isama ang konteksto kung kinakailangan. Tukuyin ang anumang mga term na maaaring mukhang jargon na tukoy sa iyong posisyon, o linawin ang anumang mga pamamaraan na maaaring mangailangan ng ilang konteksto upang maunawaan. Halimbawa, maaari kang tumukoy sa taunang ulat ng kumpanya bilang 'Ang Taunang.' Siguraduhing tingnan ito bilang 'taunang ulat ng kumpanya' kung babanggitin mo ito sa anumang mga pamamaraan. Kung may sumusuri sa isang pamamaraan, maaari nilang maliitin ang kahalagahan ng 'taunang' at kumuha ng mga shortcut kung hindi nila alam kung ano talaga ito.
  13. Lumikha ng isang plano sa pag-update at kalendaryo. Ang isang manu-manong pamamaraan ng tanggapan ay hindi isang static na dokumento at kakailanganin nito ng madalas na pagbuhay ng madalas. Kakailanganin mong pangalagaan ito upang mapanatili itong maayos.
  14. Magsama ng mga chart ng pang-organisasyon ng mga kagawaran at mga posisyon sa loob ng iyong kumpanya upang matiyak na ang mga manwal na mambabasa ay maaaring ikonekta ang mga tuldok.
  15. Ayusin ang mga pamamaraan at gawain ayon sa dalas. Gawin itong malinaw kung ang isang pamamaraan ay isang one-off o isang paulit-ulit na pang-araw-araw, lingguhan, buwanang, o taunang gawain.
  16. Isama kung gaano karaming oras ang maaaring tumagal ng bawat pamamaraan. Pamahalaan nito ang mga inaasahan ng mga gumagamit at makakatulong sa kanilang mabisang maglaan ng kanilang oras.
  17. Patricia Robb inirekomenda din na kasama ang mga checklist upang matulungan ang mga manu-manong gumagamit na siguraduhin na saklaw nila ang lahat ng mga kritikal na pamamaraan.

Mga Manwal na Template ng Mga Pamamaraan sa Pamamaraan

Nagtatrabaho sa isang template ng manu-manong mga pamamaraan ng tanggapan

Gamitin ang template na ito nang maraming beses hangga't kailangan mo upang masakop ang lahat ng iyong mahahalagang tungkulin.

Isama ang impormasyon sa ibaba upang ibalangkas ang mga pamamaraan para sa isang gawain sa iyong manwal ng pamamaraan.

  • Ang gawain:
  • Kailangan ng oras:
  • Mga kasangkot na kagawaran:
  • Mga kasangkot na posisyon:
  • Bakit natin ito ginagawa:
  • Kapag ginawa natin ito:
    • Pang-araw-araw:
    • Lingguhan:
    • Buwanang:
    • Taun-taon:
  • Paano natin ito ginagawa:
    • Hakbang 1:
    • Hakbang 2:
    • Hakbang 3:
    • Hakbang 4:
    • Hakbang 5:
  • Mahahatid na ihahatid / marka ng pagkumpleto:

Mga Halimbawa ng Manwal na Pamamaraan ng Pamamaraan

Manwal na Template ng Mga Pamamaraan sa Pamamaraan

Ang manu-manong mga pamamaraan ng iyong tanggapan ay maaaring gawin ng isang serye ng mga gawain, ilang nauugnay at iba pa ay ganap na magkakahiwalay. Malinaw na, magkakaugnay na mga gawain na magkakasama. Magsama ng mga linya o tsart ng daloy upang ipahiwatig ang koneksyon sa pagitan ng mga gawain.

Halimbawa 1:

  • Ang gawain: Kunin imbentaryo ng istasyon ng meryenda sa opisina
  • Kailangan ng oras: Mga 15 minuto
  • Mga kasangkot na kagawaran: N / A; nasisiyahan ang lahat sa mga meryenda, ngunit ang Office Manager ay ang nag-iisang taong responsable para sa pag-order ng meryenda at pagkuha ng imbentaryo
  • Mga kasangkot na posisyon: N / A; solo gig ito
  • Bakit natin ito ginagawa: Upang matiyak na ang aming mga dami ng meryenda ay sumasalamin sa aktwal na mga kagustuhan at pagkonsumo sa buong tanggapan.
  • Kapag ginawa natin ito:
    • Pang-araw-araw: Dalawang beses, ang unang bagay sa umaga at ang huling bagay sa gabi.
  • Paano natin ito ginagawa:
    • Hakbang 1: Bilangin ang meryenda.
    • Hakbang 2: Itala ang pangkalahatang dami.
    • Hakbang 3: Itala ang dami ng bawat tukoy na meryenda.
    • Hakbang 4: Sa iyong pagbisita sa pagtatapos ng araw, i-restock ang mga meryenda nang naaayon.
    • Hakbang 5: Maglagay ng anumang mga order kung kinakailangan.
  • Mahahatid na ihahatid / marka ng pagkumpleto: Isang re-stock na istasyon ng meryenda.

SN_SwagBox_banner

Booking Travel

Halimbawa 2:

  • Ang gawain: Lumikha ng itinerary para sa pagpupulong ng komite ng executive leadership
  • Kailangan ng oras: 30 minuto
  • Mga kasangkot na kagawaran: N / A; ang mga pinuno mula sa bawat departamento ay kasangkot sa komite, ngunit ang paglikha ng itinerary ay nagsasangkot lamang sa koponan ng Administratibo.
  • Mga kasangkot na posisyon: Ang mga Executive Assistant para sa bawat pangunahing pinuno ng kagawaran ay kailangang magdagdag ng mga item sa itinerary at suriin din at mag-sign sa panghuling itinerary.
  • Bakit natin ito ginagawa: Ang isang itinerary ay sentro sa tagumpay ng bawat pagpupulong ng komite ng executive leadership. Sineseryoso ng mga pinuno ang itinerary at ginagamit ito upang magplano ng mga punto ng pag-uusap, pagtatanghal, at marami pa.
  • Kapag ginawa natin ito:
    • Pang-araw-araw: Habang ang pagpupulong ay nangyayari isang beses lamang sa isang linggo, ang proseso ng pagpaplano ng itinerary ay sumasaklaw ng maraming araw at nagsisimula nang matagal bago ang araw bago ang pagpupulong. Gumawa ng ilang mga item sa bawat araw upang mapanatili ang proseso ng paglikha ng mga itineraryo nang mabilis at madali hangga't maaari.
  • Paano natin ito ginagawa:
    • Hakbang 1: I-email ang ibang mga Kagawaran ng Executive Assistant upang makuha ang kanilang mga itinerary point.
    • Hakbang 2: Lumikha ng isang unang draft ng itinerary gamit ang input mula sa iba pang mga EA.
    • Hakbang 3: Magpadala ng draft itinerary sa iba pang mga EA para sa pagsusuri at pag-apruba.
    • Hakbang 4: Isama ang feedback at polish final itinerary.
    • Hakbang 5: Magpadala ng itinerary sa lahat ng dumalo sa pagpupulong.
  • Mahahatid na ihahatid / marka ng pagkumpleto: Ang itinerary ay naikakalat sa lahat ng dumalo sa pulong ng hindi bababa sa isang araw bago ang pagpupulong (sa Martes).

Paglalakbay sa negosyo

Halimbawa 3:

  • Ang gawain: Lumikha ng itinerary ng paglalakbay sa negosyo ng isang ehekutibo.
  • Kailangan ng oras: 1-2 oras
  • Mga kasangkot na kagawaran: N / A
  • Mga kasangkot na posisyon: N / A
  • Bakit natin ito ginagawa: Ang mga Itinerary ay sentro ng tagumpay ng mga plano sa paglalakbay sa negosyo ng isang ehekutibo.
  • Kapag ginawa natin ito:
    • Kung kinakailangan: Malalaman mong kinakailangan upang lumikha ng isang itinerary sa paglalakbay kapag may nalalapit na biyahe ang ehekutibo.
  • Paano natin ito ginagawa:
  • Mahahatid na ihahatid / marka ng pagkumpleto: Ang ex sunod ay may isang ruta sa paglalakbay kahit isang linggo bago ang petsa ng pag-alis.

Nilikha mo ba ang isang manwal ng mga pamamaraan sa tanggapan? Anong mga tip, trick, at pinakamahusay na kasanayan ang nag-iingat sa iyo? Ibahagi ang iyong mga karanasan sa mga komento sa ibaba.

(PS - Sumali sa isa sa aming pribadong FB Groups na eksklusibo para sa Mga Executive Assistant o Mga manager ng tanggapan . Ito ay isang pamayananupang kumonekta, makipagtulungan, at magbahagi ng payo kung paano mapagtagumpayan ang malawak na spectrum ng mga hamon na kinakaharap mo sa iyong tungkulin.)

Mga mapagkukunan ng Paano Paano Magagawa:

36 Mga Ideya sa Dekorasyon sa Opisina upang Pasiglahin ang Pinakamahusay na Trabaho ng Iyong Koponan

25 Mga Ideya sa Partido ng Epic Opisina na Magkakaroon ng Lahat sa Buzzing para sa Linggo

19 Mga Ideya sa Organisasyon ng Kickass Office para sa Maximum na Kakayahang Gumawa

25 Mga Ideya ng Creative Board Bulletin Board Na Tunay na Nabasa

101 Mga Nakakatuwang Laro sa Opisina at Mga Aktibidad Na Nakagaganyak sa Trabaho

15 Mga Ideya sa Layout ng Creative Office Na Nakakapagpaligalig ng Tao

7 Mga Masasayang Ideya sa Kaarawan ng Opisina na Madali kasing Pie

Ang Kalendaryo ng Mga Kaganapan sa Lugar ng Trabaho: Mga Kaganapan sa Opisina para sa Bawat Bahagi ng Taon

Nagbigay Kami ng Mga Alagang Hayop sa Opisina na Libreng Rein sa Lugar ng Trabaho - Narito Kung Paano Ito Pinagbuti ang aming Opisina

Nagpaplano ng isang Paglipat ng Opisina? Narito ang Kailangan Mong Malaman

Paano Magdala ng isang Authentic Startup Vibe sa Anumang Opisina

Ang Tukoy na Gabay sa Paano Mag-ayos ng isang Sistema ng Pag-file ng Opisina

18 Mga Ideya sa Holiday Party Na Malaking Kasayahan para sa Mga Maliit na Kumpanya

Paano Gawing Hindi Kalilimutan ang Iyong Susunod na Paglabas sa Kumpanya

Ang Tanging Checklist ng Pagpaplano ng Kaganapan sa Corporate na Kakailanganin Mo

Ang Modernong Patnubay sa (Responsableng) Pag-inom sa Trabaho

7 Mga Malikhaing Paraan upang Makagawa ng Di-malilimutang Mga Bagong Anunsyo ng empleyado

21 Masayang-maingay na Mga Kalokohan sa Opisina Na (Sana) Ay Hindi Ka Mapaputok

17 Mga Ideya sa Swag ng Kumpanya Talagang Gusto ng mga empleyado

Ang iyong A-Z Cheat Sheet para sa pagpili ng Pinakamahusay na Serbisyo sa Tawag sa Kumperensya

Kumpletong Gabay sa isang Matagumpay na Newsletter ng Kumpanya [na may Mga Template]

Paano Magtapon ng Retreat ng Kumpanya Na Lahat Ay Mag-uusapan