Paano Maging Isang Executive Assistant, Tulad ng Sinabi Ng Mga Eksperto

Executive Assistant

Kaya nais mong malaman kung paano maging isang Executive Assistant (EA)?



Kaya, hindi kami nagulat! Ang mga Executive Assistant ay nasisiyahan sa ilan sa mga pinaka-magkakaibang, kapana-panabik, at mapaghamong karera sa merkado — mga karera na nakakaakit ng mga mag-aaral at propesyonal na may malawak na hanay ng mga kasanayan at interes. Ang madalas na pangnegosyo, laging mahalaga, papel na ginagampanan ng Executive Assistant ay nagsasangkot ng:

  • Paggawa ng mga pangunahing desisyon sa negosyo
  • Ang pagkakaroon ng isang pangunahing boses sa kumpanya
  • Patnubay sa madiskarteng direksyon

At iyon ay isang sample lamang ng ilang mga karaniwang responsibilidad ng Executive Assistant.

Handa ka na bang malaman ang higit pa tungkol sa modernong Executive Assistant?



Sa ibaba, binabalangkas namin ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa kung paano maging isang Executive Assistant. Karamihan sa mga natuklasan ay nagmula sa aming Estado ng Executive Assistant Report (o SOTEAR, tulad ng pag-refer namin dito maraming beses sa ibaba). Mayroong isang bagay sa ulat para sa mga bihasang Executive Assistant pati na rin sa hinaharap na Mga Executive Assistant na hindi pa nagtapos sa kolehiyo. Ginawa namin ang ulat para lamang sa iyo; mag-enjoy!

Ang pinakamahusay na paraan upang lumikha, subaybayan, at subaybayan ang mga mungkahi sa post na ito ay sa isang software ng pagiging produktibo tulad ng lunes.com .

Sino ang mga Executive Assistant?

Sino ang mga executive assistant



Ang mga Executive Assistant ay nagmula sa magkakaibang hanay ng mga naunang posisyon at pang-edukasyon na background. Habang ginagawa ang aming State of the Executive Assistant Report, pinag-aralan namin ang nakaraang trabaho ng mga Executive Assistant at mga kolehiyo. Wala kaming nakitang anumang mga tatak na kalakaran sa usapin ng paksa na maaaring magbigay ng mga naghahangad na mga tip sa Mga Executive Assistant tungkol sa anong paksa sa pangunahing o kung anong mga trabaho ang kukuha. Gayunpaman, napansin namin na ang karamihan sa mga Executive Assistant ay nagpapasok ng kanilang mga tungkulin na may maraming karanasan.

Mahigit sa kalahati (54%) ng mga EA na sinuri namin upang likhain ang ulat ay mayroong 11 o higit pang mga taong karanasan; 23% ng mga respondente ay mayroong 20 o higit pang mga taong karanasan. Sa madaling salita, ang mga Executive Assistant ay ilang beses nang nasa paligid ng bloke, at alam nila eksakto kung ano ang ginagawa nila.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

Ano ang Eksaktong ginagawa ng mga Executive Assistant gawin ?

Depende. Hindi, talaga; ginagawa nito

Ang mga tungkulin ng isang Executive Assistant ay nakasalalay sa kumpanya, ehekutibo, o pangkat ng ehekutibo. Ang isang Executive Assistant sa isang firm ng relasyon sa publiko ay maaaring gugugol ng mga araw sa kaganapan sa pagpaplano pagkatapos ng kaganapan, habang ang isang Executive Assistant sa isang non-profit ay maaaring gugugol ng mga araw na tumawag sa mga opisyal ng gobyerno.

Mga Executive Assistant

Ayon kay isang kahulugan mula sa Merriam-Webster, ang isang Ehekutibo ay 'isa na gumagamit ng pamamahala ng pang-administratibo o pamamahala, at ang isang Katulong ay' isang tao na tumutulong, o nagbibigay ng karaniwang suplemento na suporta o tulong. ' Kaya't ang isang Executive Assistant, mahalagang, tumutulong sa Executive na pamahalaan ang kumpanya.

Sa aming SOTEAR, nagha-highlight kami ng isang manifesto mula sa Executive Assistant trainer at dalubhasa Adam Fidler . Nakuha ng kanyang manifesto ang kakanyahan ng tungkulin ng Executive Assistant:

'Ako ay isang walang kinikilingan at independiyenteng tagapayo sa aking Ehekutibo na nagbibigay-daan sa pang-araw-araw na gawain sa pamamahala na nagpapahusay sa pagiging epektibo ng aking boss, at ng samahan sa kabuuan. Nagpapatakbo ako bilang isang tagapamahala ng negosyo sa aking sariling karapatan - at ako ay isang mahalagang bahagi ng pangkat ng pamamahala. '

Sa buod, ang isang tiyak na sagot ay umiwas sa amin dahil ang mga executive assistant ay halos ginagawa ang lahat. Kung nagkataong ikaw ay isang executive executive sa iyong sarili, maaari mong makuha ang intel at suportang kailangan mo upang gawin ang lahat at gawin ito nang maayos sa pamamagitan ng pag-sign up para sa Ang Tumulong , isang libreng lingguhang newsletter na partikular na idinisenyo upang matulungan ang mga EA na gawin ang kanilang pinakamahusay na gawain.

Magbasa nang higit pa tungkol sa ilang mas tukoy na mga tungkulin ng Executive Assistant sa ibaba.

Mga Executive Assistant: Ang Mga Vital Stats

Sweldo

Isang pag-aaral na aming natagpuan sa paggawa ng aming SOTEAR ay nagsasabi na ang average na Executive Assistant ay kumikita ng higit sa $ 63,000 sa isang taon. (Mas mataas iyon kaysa sa Administrasyon ng Social Security pinakabagong pambansang average.)

At tandaan: Pagdating ng oras upang tanggapin ang posisyon ng Executive Assistant na pinapangarap mo, maaari mong palaging makipag-ayos sa iyong suweldo. Kaya talaga, ang saklaw ng mga suweldo ng EA na makasalamuha mo marahil ay kasing lawak ng saklaw ng mga tungkulin sa EA na malamang na gampanan mo sa iyong mahabang karera.

Mga Tungkulin

Mga Tungkulin ng Executive Assistant

Kasama sa mga tungkulin ng isang modernong Executive Assistant, ngunit hindi limitado sa:

Paano Maging isang Executive Assistant

Mga Kasanayan sa Executive Assistant

Kung mayroon kang ambisyon at handa kang gumugol ng oras sa pagbuo ng iyong karanasan at iyong resume, mayroon kang mga paggawa ng isang natitirang Executive Assistant. Ngayon ay malamang na nais mong malaman kung anong tukoy na mga kasanayan ang kakailanganin mo upang magawa ito. Napatakip ka namin; iyan ay isang pangunahing paksa ng aming SOTEAR.

Ganap na Mahalagang Kasanayan

Master multi-tasking: Ayon sa aming SOTEAR, ang pinaka-nais, pinaka ginagamit, at pinakahinahabol na kasanayan sa Executive Assistant ay ang kakayahang mag-multitask. (20% ng aming mga respondente ang nagbanggit ng multitasking bilang pinakamahalagang kasanayan para sa isang EA upang makabisado.)

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Kami naman magrekomenda pagpuno ng 'walang laman na puwang' sa panahon ng ilang mga gawain ng mga simpleng gawain. Sa halip na mangarap ng panaginip kapag may nagtabi sa iyo sa isang tawag sa telepono, buksan ang isang spreadsheet at gumawa ng ilang data entry.

Alamin na makipag-usap: Pinangunahan din ng mga kasanayan sa komunikasyon ang listahan ng aming mga respondent na pinakamahalagang kasanayan sa Executive Assistant na dapat pangasiwaan.

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Mayroong tonelada ng mga paraan upang pagbutihin ang iyong mga kasanayan sa komunikasyon , ngunit narito ang isang simpleng alituntunin ng batikang EA na alam na gagamitin sa buong araw, araw-araw: Panatilihin itong totoo. Ang pagiging totoo at pagiging bukas ay makakapagpalayo sa iyo.

Gustong Kasanayan

Pag-iisip ng malaking larawan, ang kakayahang iproseso ang impormasyon at gumawa ng mga desisyon ayon sa konteksto ng mga pangmatagalang layunin ng iyong kumpanya

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Network sa loob ng iyong kumpanya. Makinig ng mabuti sa bawat pagpupulong na dinaluhan mo. Magtanong ng mga katanungan hanggang sa tunay mong maunawaan kung ano ang nangyayari at kung ano ang papel na ginagampanan mo sa proyekto sa kasalukuyan.

Pagpapauna, ang kakayahang ilaan ang iyong oras, at ang oras ng iyong Tagapagpaganap, sa mga gawain at aktibidad na may pinakamalaking epekto sa iyong misyon.

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Panatilihin ang pangunahin ng isip ng iyong kumpanya at mga layunin sa lahat ng oras. Basahin ang mga ito sa bawat araw kung makakatulong iyon. Timbangin ang lahat ng iyong mga pagpapasya sa priyoridad laban sa mga layuning ito.

Pag-asa, ang kakayahang malaman kung ano ang gusto ng iyong mga executive bago nila gawin.

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Tanungin ang iyong mga executive ng maraming mga katanungan. Pagmasdan ang kanilang mga reaksyon sa iba't ibang uri ng mga sitwasyon. Itala kung paano sila kumilos kapag nai-stress sila, masaya, nagagalit, at nalulungkot. Ilapat ang iyong mga natuklasan upang gawing mas madali ang kanilang buhay.

Emosyonal na katalinuhan, ang kakayahang maunawaan at pamahalaan ang nararamdaman ng iyong sarili at ng iba.

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Makinig, i-pause, at isaalang-alang. Sundin ang mga hakbang na iyon kapag nakikipag-ugnay sa iyong mga kasamahan, at ang iyong emosyonal na IQ ay magiging mas malakas sa paglipas ng panahon.

Pag-troubleshoot at paglutas ng problema, ang kakayahang maglapat ng isang pangunahing hanay ng mga kasanayan upang malutas ang halos anumang isyu na darating.

  • Igalang ang iyong mga kasanayan: Buuin ang iyong mga kasanayan sa paglutas ng problema sa pamamagitan ng pagmomodelo ng kaisipan. Isipin ang mga pangyayari sa totoong buhay na naglalaro sa mga kapaligiran na mababa ang presyon. (Iyon ang nais mong gawin sa panahon ng iyong tanghalian, tama ba?) Larawan kung paano mo malulutas ang isang problema kapag walang presyon mula sa isang tunay na problema Binubuo ang iyong mga kalamnan sa pag-troubleshoot. Kapag dumating ang isang tunay na isyu, magiging handa ka.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

Lahat ng Iba Pang Dapat Mong Malaman: Mga Nangungunang Aralin mula sa Aming Estado ng Executive Assistant Report

Executive Assistant

Ang mga nangungunang aralin mula sa aming SOTEAR ay sumasaklaw sa lahat ng kailangan mong malaman upang mailunsad o magpatuloy na umunlad sa iyong karera sa Executive Assistant.

  1. Mas masaya ang mga Executive Assistant kaysa sa average na sahod, ngunit sa palagay nila parang may kisame na kisame. Tulad ng sinabi namin sa itaas, ang average na Executive Assistant ay kumikita ng higit sa $ 63,000 sa isang taon. Nais pa rin ng mga Executive Assistant na kumita ng mas maraming pera (sino ang hindi?), At tingnan ang pakikipag-ayos para sa mas mataas na suweldo bilang isang pangunahing hamon.
  2. Ang mga EA ay isang tapat na bungkos. Mahigit sa isang third (34%) ng mga respondente ay nagtatrabaho sa kanilang kasalukuyang kumpanya nang higit sa 5 taon. Ayon sa Bureau of Labor Statistics , ang average na manggagawang Amerikano ay nasa kanilang kasalukuyang trabaho sa loob ng 4.2 taon, at ang bilang na ito ay bumaba sa 2.8 na taon lamang kapag tiningnan mo ang mga manggagawa na 25-34.
  3. Karamihan sa mga Executive Assistant ay ginagawa ang trabahong ginagawa ng buong pangkat ng mga katulong. Ang 52% ng mga respondente ay direktang sumusuporta sa 3 o higit pang mga executive, at ang karamihan ay walang isang koponan na maaari nilang italaga.
  4. Mahalaga ang Candor, ngunit mahirap pa rin para sa Mga Executive Assistant . Sinabi ng mga Executive Assistant na ang isa sa mga pinakamabisang paraan upang makitungo sa isang mahirap o hinihingi na ehekutibo ay ang 'harapin sa kanila at iparating ang iyong pagkabigo' (32%). Gayunpaman, hamon pa rin ang feedback. 32% ay hindi pa rin komportable sa pagbibigay ng negatibong feedback sa kanilang boss.
  5. Ang saklaw ng tungkulin ng Executive Assistant ay pinalawak. Habang ang kalendaryo, pag-iiskedyul, at organisasyon ay pa rin ng isang pangunahing bahagi ng trabaho, ang pagiging isang Executive Assistant noong 2021 ay nangangahulugang nagsasagawa ng mga gawain na dating na-relegate sa IT, Operations, at maging sa HR.
  6. Ang mga Executive Assistant ay hindi kumukuha ng sapat na bakasyon. Ang mga Executive Assistant na kumuha ng mas maraming bakasyon ay iniulat na hindi gaanong nai-stress at mas masaya sa trabaho, ngunit ang isang buong 40% ay kukuha lamang ng 10 o mas kaunting mga araw ng bakasyon bawat taon - na nasa ilalim ng average na pag-aalaga.
  7. Gustung-gusto ng mga Executive Assistant na pinapanatili ng kanilang mga paa ang kanilang trabaho. Nang tanungin kung anong bahagi ng kanilang trabaho ang pinakasisiyahan nila, ang pangunahing sagot ay 'mga bagong hamon' (33%).
  8. Ang mga Executive Assistant ay hindi nakakakuha ng sapat na puna, ngunit hindi para sa kakulangan ng pang-harapan. Sinabi ng 30% na nakakakuha lamang sila ng puna sa kung paano mapagbuti sa trabaho minsan sa isang taon, ngunit 56% ng mga respondente ay may harapan na pagpupulong kasama ang kanilang boss bawat linggo
  9. Laging tinatawagan ang mga Executive Assistant. Sinabi sa amin ng mga tagatugon na ang 'pagdiskonekta sa labas ng trabaho' ay ang pinaka mahirap gawin sa tungkulin kumpara sa 2-3 taon na ang nakararaan. Ang 52% ng mga Executive Assistant ay inaasahang tatawag sa labas ng oras ng trabaho. Ang mga Executive Assistant na inaasahang tatawag sa labas ng oras ng trabaho ay halos 12% na mas mababa ang kasiyahan sa kanilang mga boss kaysa sa Mga Executive Assistant na hindi inaasahang tatawag. 28% ng mga respondente ang nagsabing nakikipag-ugnay sa kanila ang kanilang boss sa labas ng oras ng trabaho o sa katapusan ng linggo na may mga kahilingan na hindi bababa sa dalawang beses bawat linggo.

Mayroon ka bang payo para sa naghahangad ng mga Executive Assistant? Ibahagi ang iyong karunungan sa mga komento sa ibaba!