Ang Kumpletong Gabay na 8-Hakbang Sa Pagsasagawa ng Isang Mabisang Virtual na Pagpupulong Noong 2021 [Sa Checklist]

Listahan ng Virtual na Pagpupulong

Ang mga virtual na pagpupulong ay tunog ng futuristic…



Nangangahulugan ba ang 'virtual' na tayong lahat ay nagtitipon sa pamamagitan ng hologram tulad ng ginagawa nila sa mga science fiction na pelikula?

mga regalo para sa malalaking pangkat ng mga empleyado

Naglalagay ba kami ng mga headset upang makapasok sa mga virtual na tanggapan na may bahagyang mas mahusay na kasangkapan at mga pagtingin kaysa sa amin totoong mga tanggapan ?

Habang dumarami ang nagsisimula nagtatrabaho mula sa bahay , marami sa atin ang nagtatanong:



Ano ang isang virtual na pagpupulong?

Ang isang virtual na pagpupulong ay isang pangyayari na pinagsasama-sama ang mga tao sa pamamagitan ng internet o isang digital network, karaniwang upang makamit ang isang nakabahaging layunin. Ang isang mahusay na organisadong virtual na pagpupulong ay nagbibigay-daan sa mga tao na makipagtulungan at magbahagi ng impormasyon sa real-time nang hindi kinakailangan ng pagiging nasa parehong pisikal na lokasyon.

Monica Linares mula sa aming Estado ng pangkat ng Executive Assistant Facebook nagpapaliwanag pa:

'Ang mga virtual na pagpupulong ay nag-uugnay sa amin kapag hindi kami maaaring magkasama dahil sa mga pandemya, malayo, distansya ng panahon, at iba pang mga blocker. Kapag naiplano nang maayos, ang mga pagpupulong na ito ay makakatulong sa amin na lampasan ang mga hadlang sa spatial upang mapanatili ang mga ugnayan sa trabaho, pagpapatuloy sa negosyo, at mga produktibong pakikipagtulungan. '



Tama iyan! Ang pagpaplano ay ang lihim sa pagkuha ng pinaka-halaga mula sa iyong virtual na pagpupulong.

Nais marinig ang isa pang lihim?

Ang pagpaplano ay hindi kailangang maging mahirap sapagkat nailarawan namin ang lahat ng mga hakbang para sa iyo.

Upang gawing epektibo ang iyong mga virtual na pagpupulong, tingnan ang detalyadong mga hakbang sa ibaba at i-download ang aming naaaksyunang checklist.

Tingnan ang aming 8-Step Virtual Checklist

Talaan ng nilalaman

Iyong Listahan ng Virtual na Pagpupulong

Ano ang nais mong makamit sa panahon ng iyong virtual meetin g ?

kung paano maging isang mahusay na katulong ng ehekutibo

Pag-uugali-Premeeting-Check

Ang iyong layunin ay maaaring 'malambot' (pagkuha ng ilang kalidad na pangmatagalan kasama ang mga katrabaho) o maaaring ito ay 'mahirap' (na umaabot sa isang pinagkasunduan sa binagong taunang diskarte sa pagbebenta), ngunit sa alinmang paraan, ang isang virtual na plano sa laro ng pagpupulong ay makakatulong sa iyo na gawin ang kailangan mong gawin.

Ang mga pagpupulong na virtual ay kasabay ng isang dalubhasang dalang mga hadlang — mga hamon sa teknolohikal, mababang pakikipag-ugnayan, at magkahiwalay na mga daloy ng pagpupulong — na maaaring makarating sa pagitan mo at ng iyong layunin.

Nakikipagusap kay Inc., dalubhasang trainer na si Lee E. Miller buod na buod ang problema:

'Ang pinakamalaking pagkakamali na ginagawa ng mga tao ay ipinapalagay na ang nakakaimpluwensya kapag nakikipagkita kayo nang harapan ay kapareho ng nakakaimpluwensya kapag nakikipag-ugnayan ka nang halos. Hindi. Ang mga patakaran ay naiiba dahil ang mga tao ay magkakaiba ang pagtugon kapag sila ay halos nakikipag-ugnay. ”

mga laro ng ice breaker para sa mga pangkat

Tutulungan ka ng checklist na ito na lampasan ang mga hamon sa virtual na pagpupulong.

Hakbang 1: I-nail ang mga detalye

Gawin ito: 1-2 linggo bago ang iyong virtual na pagpupulong

Mga Kuko-Down-Ang-Mga Detalye

Bakit :

  • Ang paglalagay ng mga detalye sa mga detalye ay makakatulong sa iyo na makilala ang mga paraan upang mapagtagumpayan ang mga hamon sa virtual na pagpupulong, kasama ang:
    1. Mga paghihirap sa teknolohiya
    2. Nakagambala at nakakagambala
    3. Kakulangan ng daloy ng pag-uusap (Sa kawalan ng mga pisikal na pahiwatig, ang mga tao ay madalas na makipag-usap at makagambala nang higit pa sa bawat isa)

Paano :

  • Mag-isip ng eksakto kung paano tatakbo ang iyong pagpupulong mula simula hanggang matapos sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa mga salik na nakabalangkas sa ibaba.
  • Idokumento ang iyong daloy para sa sanggunian sa mga hakbang sa pagpaplano sa hinaharap.

Teknolohiya at kagamitan :

  • Alamin kung paano gumagana ang mga virtual na tool sa pagpupulong na ito.
  • Ibahagi ang mga pangunahing tagubilin sa tool sa mga dadalo.
  • Isaalang-alang kung ano ang pinapayagan sa iyo ng mga kakayahan ng iyong tool na gawin:
    1. I-mute / i-unmute ang mga kalahok
    2. Patayin ang video ng mga kalahok
    3. Iwaksi ang mga kalahok kung kinakailangan
    4. Magtakda ng isang background
    5. Kung kailangan mong gumamit ng iba pang mga platform ng software sa panahon ng virtual na pagpupulong, isinasaalang-alang ang paggamit ng isang platform ng pakikipagtulungan tulad ng Masarap .
    6. Pumili ng isang walang kinikilingan / propesyonal na setting kung saan maaari mong i-host ang pagpupulong na may kaunting pagkaantala
    7. Subukan ang iyong tool sa pagpupulong sa iyong computer

Pro-Tip: Mayroong isang toneladang komprehensibong mga platform ng virtual na pagpupulong na perpekto para sa pag-set up ng isang pagpupulong sa mga malalayong dumalo sa maraming lokasyon. Kung naghahanap ka para sa isang maaasahang pagpipilian, Nextiva nag-aalok ng mabilis na pag-set up at isang mahusay na pangkalahatang karanasan ng gumagamit.

Nextiva-Remote-Work-Software

Pakikipag-ugnayan:

  • Lumikha ng isang checklist ng dadalo upang markahan habang nagsasalita ang mga tao. Tumawag sa mga taong wala pang turn.
  • Plano na kumuha ng rolyo sa simula ng pagpupulong upang ang bawat isa ay makapagsabi ng 'hello.'
  • Bumuo ng isang maikling itineraryo at isang layunin ng buod upang ipadala kasama ang iyong paanyaya sa pagpupulong. Dapat malaman ng lahat ng dumalo:
    1. Ang layunin ng pagpupulong
    2. Anong mga paksa ang iyong sasaklawin
    3. Gaano katagal ang pagpupulong

Pro-Tip: Ang pagdaragdag ng agenda ng pulong nang direkta sa paanyaya sa kalendaryo ay isang mabuting paraan upang mabigyan ng mabilis ang mga dumalo tungkol sa kung ano ang tungkol sa pagpupulong at kumikilos din bilang isang madaling gamiting punto ng sanggunian kung sakaling kailangan nila ng paalala.

mga ideya sa regalo para sa pangkat ng trabaho

  • Itakda ang mga inaasahan ng dadalo.
    1. Inaanyayahan mo ba ang mga dumalo na umalis pagkatapos ng ilang bahagi ng pagpupulong? (Maaari itong mapanatili ang pakikipag-ugnayan)
    2. Hihilingin mo ba sa mga dadalo na magpalit-palit ng pagsasalita?
    3. Maaari mong gamitin ang mga pag-mute ng kalahok o pag-angat ng mga function upang mapadali ang pagliko.

Pag-troubleshoot :

  • Mangako na maghintay lamang ng 3 minuto bago simulan ang iyong pagpupulong.
    • I-mute ang lahat ng mga kalahok sa pagpasok upang maiwasan ang madiskaril habang tumatakbo ang mga latecomer.
  • Hilingin sa isang tao na i-moderate ang mga email mula sa mga dadalo na hindi makakonekta.
    • Bilang host, hindi ka mamumuno sa isang nakakaengganyong pagpupulong habang nagbibigay ka rin ng suporta sa IT.
  • Magtanong sa isang tao (marahil ang iyong moderator ng email) upang matulungan ang pag-mute ng mga kalahok na gumagawa ng nakakagambala na mga ingay sa background sa loob ng 3 minuto o higit pa. (Ang pagtatanong sa mga taong ito na mai-mute ay lalong makagambala sa pagpupulong)
  • Hilingin sa isang tao na maging co-host mo. Habang nakatuon ka sa pagtakip sa mga pangunahing punto, maaaring subaybayan ng taong ito ang pakikipag-ugnayan.
  • Mangako sa isang 'kilalanin at alisin' ang diskarte sa paglutas ng problema para sa hindi inaasahang mga hamon.
    1. Ang mga limitadong oras ng pagpupulong ay hindi nag-iiwan ng silid para sa pag-troubleshoot ng matagal.
    2. Halimbawa, kung ang isang tao ay hindi makakonekta, sabihin lamang sa kanila na miss mo sila at paalalahanan na magpapadala ka ng buod ng pulong.

Hakbang 2: Magpadala ng mga paanyaya sa virtual na pagpupulong

Gawin ito: 1-2 linggo bago ang iyong virtual na pagpupulong

Pagpapadala-Virtual-Mga Pagpupulong

Bakit :

  • Kaya't ang mga dadalo ay maaaring maghanda at magpasabik. (Makatutulong din ito sa iyong proseso ng pagpaplano na magkaroon ng bilang ng ulo!)

Ano ang isasama :

  • Petsa at oras ng pagpupulong.
  • Teknikal na format.
  • Isama ang mga link upang kumonekta at anumang mga tagubilin na binuo mo sa Hakbang 1.
  • Mga inaasahan ng dadalo. (Lalo na kung nagpasya kang ipatupad ang mga pagliko ng speaker)
  • Taglay ng iskedyul ng pulong.
  • Mga layunin sa pagpupulong.

Hakbang 3: Magpadala ng mga paalala sa pagpupulong

Gawin ito: 24 na oras bago ang iyong virtual na pagpupulong

Magpadala-Virtual-Pagpupulong-Mga Paalala

Bakit:

  • Nakakatulong ito na mapalakas ang kamalayan at ipaalala sa mga dadalo na maghanda.

Ano ang isasama:

  • Isang kahilingan para sa lahat na subukan ang teknolohiya ng pagpupulong.
  • Ang mga detalye na nakabalangkas sa orihinal na paanyaya sa pagpupulong.

Hakbang 4: Magsagawa ng mga pagsusuri sa paunang pulong

Gawin ito: 15 minuto bago ang iyong virtual na pagpupulong

kung paano mag-ehersisyo sa iyong desk

Bakit:

  • Ito ay tulad ng pagse-set up ng isang pisikal na silid ng pagpupulong bago dumating ang mga dumalo. Nais mong maging handa upang magsimula kaagad pagdating ng iyong pinakamaagang dumalo.

Paano:

  • Mag-sign in sa iyong pagpupulong kasama ang iyong mga kapwa host at moderator.
  • Suriin ang iyong mikropono at mga speaker.
  • I-verify ang mga setting ng iyong pagpupulong, kabilang ang anumang mga setting ng dadalo (pag-mute / pag-off ng camera) na nais mong magkaroon sa lugar.
  • Ilunsad ang isang waiting room kung pinapayagan ng iyong teknolohiya. (Kung may mangyari man na mag-sign nang maaga sa ilang minuto, hindi ito magiging problema)
  • Suriin muli ang iyong daloy ng pagpupulong at itinerary sa huling pagkakataon.

Hakbang 5: Simulan nang istilo ang iyong virtual na pagpupulong

Gawin ito: Sa simula ng iyong virtual na pagpupulong

Simulan ang iyong virtual na pagpupulong sa istilo

Bakit :

Paano :

  • Gumawa ng isang roll call upang bigyan ang bawat isa ng pagkakataon na ngumiti at kamustahin ang bawat isa.
  • Ihatid ang napili mong icebreaker sa Hakbang 1.

Karagdagang Mga Ideya :

  • Patugtugin ang ilang musika
  • Maglaro ng walang kabuluhan
  • Kumuha ng isang poll o pagsusulit
  • Magkaroon ng isang virtual dance party
  • Magbahagi ng isang nakakatawang video upang tumawa ang lahat

Hakbang 6: Maging ang pinakamahusay na host ng virtual na pagpupulong kailanman

Gawin ito: Sa panahon ng iyong virtual na pagpupulong

Pinakamahusay na Virtual-Pagpupulong-Host

Bakit :

  • Totoong gumagawa o nagwawasak ng virtual na pagpupulong. Itinatakda ng host ang bilis at ang tono at maaaring maimpluwensyahan ang antas ng pakikipag-ugnayan, pinapanatili ang pakikipag-usap ng mga tao sa halip na tingnan ang kanilang mga telepono.

Paano :

  • Manatili sa iyong daloy ng pulong at itinerary. Bakit? Ginagawa nitong pakiramdam ng organisado at may layunin ang iyong pagpupulong.

Gamitin ang mga diskarte / diskarteng ito upang gawing komportable ang iyong mga dadalo hangga't maaari :

  • Ngiti
  • Magdamit tulad ng gagawin mo para sa isang personal na pagpupulong.
  • Magsalita nang mas mabagal kaysa sa personal na iyong sasabihin.
  • I-mute ang mga notification para sa lahat ng iyong iba pang mga app.
  • Ituon lamang ang pulong para sa buong tagal nito.
  • Magsalita nang malinaw at sa iyong mikropono.
  • Palawakin ang mga pag-pause pagkatapos ng lahat ng iyong sasabihin upang bigyan ang mga tao ng maraming oras upang timbangin.
  • Gumawa ng 'contact sa mata' sa pamamagitan ng pagtingin sa iyong camera.
  • Madalas na magtanong kung ang sinuman ay may anumang mga katanungan o karagdagang mga saloobin. (Minsan ang pakiramdam ng mga virtual na pagpupulong ay tulad ng mga palabas sa telebisyon o pagtatanghal. Ang mga katanungan at pag-uudyok ay nagpapaalala sa mga tao na sila ay aktibong kalahok at hindi mga passive consumer.)
  • Kumuha ng isang selfie ng pangkat (larawan lamang ng iyong screen) bawat 15 minuto upang malinang ang pansin at pakikipag-ugnay sa mata.
  • Magsalita sa iyong mga kamay upang hikayatin ang mga dumalo na tumingin sa iyo at makipag-ugnay sa mata.
  • Iwasang tumingin sa iyong sarili. (Itago ang iyong pagtingin kung kailangan mo)
  • Kilalanin ang mga kontribusyon ng tagapagsalita nang walang imik. (Ang mga verbal na komento ay magpapabagal sa pagpupulong, ngunit isang pisikal na kumpirmasyon ang nagpapapaalam sa mga dumalo na narinig sila.)
  • Tumawag sa mga dumalo na hindi nagkaroon ng pagkakataong sabihin kahit ano.
  • Kung mahaba ang iyong pagpupulong, magpahinga.
  • Gumamit ng karagdagang mga icebreaker o biro ng icebreaker upang makisali sa mga dumalo na mananatili sa kanilang mga mesa.

Gusto mo ba ng higit pang mga tip? Subukan ang pag-hack ng ilan sa mga diskarteng ito para sa kumikilos sa camera.

Hakbang 7: Huwag lamang tapusin ang iyong virtual na pagpupulong — isara ito

Gawin ito: Bago ka mag-sign off sa iyong virtual na pagpupulong

Pagtatapos-Iyong-Virtual-Pagpupulong

Bakit :

  • Pinapayagan kami ng mga virtual na format na iwanan ang mga pagpupulong gamit ang isang madaling pag-click ng isang pindutan. Iwasan ang pagganyak na pindutin ang pindutan na iyon at bounce. Isara ang iyong pagpupulong na may layunin at kontrol.

Paano :

  • Itanong kung ang sinuman ay may anumang iba pang mga saloobin upang idagdag.
  • Ibuod ang mga pangunahing puntos.
  • Ibuod ang mga susunod na hakbang at linawin ang mga responsableng partido.
  • Sabihin sa mga dadalo na magpapadala ka agad ng isang follow-up na email upang malaman nila na panoorin ito.

Hakbang 8: Mag-follow up kaagad

Gawin ito: Matapos ang iyong virtual na pagpupulong ay magtapos

Follow-Up-Agad

Bakit :

Ano ang isasama sa isang follow-up na email :

  • Buod ng minuto ng pulong .
  • Buod ng mga susunod na hakbang.
  • Mga nagawa ng pangunahing pagpupulong. (Sa anumang swerte, tutugma ito sa iyong pangunahing layunin sa pagpupulong)
  • Nagre-record (kung naaangkop)
  • Ang link sa kasiyahan sa survey o isang kahilingan lamang na direktang mag-email sa iyo ng feedback. (Naging kapaki-pakinabang ba ang pagpupulong na ito? Bakit o bakit hindi?)

Karagdagang mga hakbang sa pag-follow up :

  • Abutin ang sinumang may problema sa pagkonekta sa kaganapan mula sa kanila tanggapan sa bahay .
  • Siyempre isasama sila sa iyong pangunahing email na susundan, ngunit ang labis na paghingi ng tawad ay isang magandang ugnayan.

Tingnan ang aming 8-Step Virtual Checklist

Itinanong din ng Tao ang Mga Tanong Na Ito Tungkol sa Mga Virtual na Pagpupulong

Q: Ano ang mga pakinabang ng mga virtual na pagpupulong?

Q: Gaano katagal dapat magtatagal ang isang virtual na pagpupulong?

  • A: Ang mga virtual na pagpupulong ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa isang oras. Hatiin ang iyong pagpupulong sa 15 minutong segment at magpahinga upang mapanatili ang enerhiya ng mga dumalo. Maging handa na gamitin ang iyong paghatol. Kung sa tingin mo ay bumulusok ang pakikipag-ugnayan, maaaring mas maging produktibo sa pangmatagalan upang mawakasan nang maaga ang iyong pagpupulong.

Q: Paano ko magagawa ang isang virtual na pagpupulong na interactive?

  • A: Gumawa ng isang virtual na pagpupulong na interactive sa pamamagitan ng maingat na pagpaplano ng bawat aspeto ng iyong pagpupulong. Kasama rito ang pag-unawa sa mga diskarte sa pagho-host na gawing komportable ang mga tao at kilalanin ang mga diskarte sa pakikipag-ugnayan na naghihikayat sa pakikilahok.

Q: Paano ko malalaman kung ang aking virtual na pagpupulong ay epektibo?

  • A: Alamin kung ang iyong virtual na pagpupulong ay epektibo sa pamamagitan ng paghingi ng feedback sa iyong follow-up na email. Maaari ka ring gumawa ng mga hakbang upang gawing epektibo ang iyong pagpupulong hangga't maaari sa proseso ng pagpaplano.

Q: Ano ang unang hakbang sa pagsasagawa ng isang mabisang virtual na pagpupulong?

Q: Bakit gumagana ang mga virtual na pagpupulong noong 2021?

  • A: Gumagana ang mga virtual na pagpupulong noong 2021 sapagkat ang aming pangangailangan na matugunan nang malayuan ay mas malaki kaysa dati, ang aming teknolohiya sa pagpupulong ay mas mahusay kaysa dati, at ang aming kaalaman tungkol sa kung bakit ginagawang matagumpay ang mga pagpupulong na virtual ay lumalaki araw-araw.

Q: Ano ang kailangan ko upang makapagsimula ng isang virtual na pagpupulong?

  • A: Upang magsimula ng isang virtual na pagpupulong, kailangan mo ng isang maipapakita na puwang ng trabaho, isang laptop o desktop computer, isang maaasahang koneksyon sa internet, virtual software ng pagpupulong, mga dumalo sa pulong, at isang mahusay na tanong ng icebreaker upang masimulan ang mga bagay. Maghanap ng iba pang mga hakbang para sa pagpaplano ng mga virtual na pagpupulong.

Q: Mayroon bang mga paraan upang mapabuti ang pakikipag-ugnayan ng remote na empleyado sa aking virtual na pagpupulong?

  • A: Pagbutihin ang pakikipag-ugnayan ng remote na empleyado sa iyong virtual na pagpupulong sa pamamagitan ng pagkuha ng rolyo, paggamit ng mga katanungan sa icebreaker, pagbabahagi ng iyong itinerary at mga layunin sa pulong, at maingat na pag-moderate ng iyong pagpupulong upang matiyak na lumahok ang lahat.

Q: Ano ang layunin ng isang virtual na pagpupulong?

  • A: Ang layunin ng isang virtual na pagpupulong ay upang digital na pagsamahin ang mga tao upang talakayin ang mga mahahalagang isyu, makamit ang mga kritikal na layunin, o bumuo at mapanatili ang malusog na mga relasyon sa opisina.

Q: Paano ko sisimulan ang aking virtual na pagpupulong?

  • A: Dapat mong simulan ang iyong virtual na pagpupulong sa pamamagitan ng pagkuha ng roll at pagpapakita ng isang maikling tanong ng icebreaker. Alamin kung paano planuhin, mag-host, at wakasan ang iyong virtual na pagpupulong.

Q: Paano ko tatapusin ang aking virtual na pagpupulong?

  • A: Tapusin ang iyong virtual na pagpupulong sa pamamagitan ng pagtitipon ng mga pangwakas na pag-iisip at pagbubuod ng mga pangunahing puntos at mga susunod na hakbang. Dapat mo ring planuhin na magpadala kaagad ng isang follow-up na email pagkatapos ng pagpupulong. Humanap ng higit pang mga tip sa pagsisimula ng pagtatapos ng virtual na pagpupulong.

May namiss ba tayo? Mangyaring ipaalam sa amin sa mga komento!