Pamamahala sa Kalendaryo Para sa Mga Executive Assistant upang Makatipid ng Oras at Stress

kalendaryo-pamamahala-executive-assistants

Gaano karami sa iyong araw ang gugugol mo sa pamamahala ng kalendaryo?

Naririnig ka namin, at alam namin na masyadong abala ka talaga sa pamamahala ng mga kalendaryo upang magsaliksik ng mga paraan na maaari mong magawa magtipid oras sa pamamahala ng mga kalendaryo. Dagdag pa, tila ang mahusay na mga kasanayan sa lumang organisasyon ay maaari ka lamang makuha sa ngayon kapag kumukuha ka ng modernong kalendaryo, maging ito man para sa isang ehekutibo, isang silid ng kumperensya, o isang buong koponan.

mga breaker ng yelo para sa pagpupulong ng koponan

Iyon ang dahilan kung bakit nakagawa kami ng isang listahan upang gawing madali ang pamamahala ng kalendaryo para sa mga executive na katulong. Ang mga tool at diskarte na ito ay nagdaragdag sa iyong likas na kakayahan, makatipid sa iyo ng oras at stress, at gawing tila hirap ang paglikha ng magic ng kalendaryo.

Mga kategorya:

Marami sa mga pahiwatig na ito ay diretso mula sa aming mga pangkat sa Facebook para sa Mga Manager ng Opisina at Mga Executive Assistant! Tingnan kung anong mga nugget ng karunungan ang inaalok ng aming komunidad at tumalon sa pag-uusap.

State of the Office Manager (Isang pangkat sa Facebook para sa mga manager ng tanggapan lamang)

Estado ng Executive Assistant (Isang pangkat sa Facebook para sa mga executive assistant lamang)>

Bago ka magsimula sa aming listahan, mag-sign up para sa Ang Tumulong , ang libreng lingguhang newsletter na may na-curate na impormasyon na nakakatulong na sinabi ng mga EA na hindi nila alam kung ibabahagi ito sa mga kaibigan o itago ang mga lihim sa kanilang sarili. Kumuha ng mga tip at mapagkukunan, katulad ng sa ibaba, naihatid nang diretso sa iyong inbox bawat linggo.

Makulay

Ang walang tiyak na oras na pagsasanay ng color coding ay hindi kailanman nabibigo upang gawing mas madaling maunawaan ang anumang kalendaryo-at hindi gaanong napakahusay sa lahat ng tumitingin dito. Maaaring tumagal ng ilang oras upang makabuo ng isang sistema ng kulay na gagana, ngunit maaari kang pumili ng isang paleta na gusto mo upang gawing mas masaya ang proseso.

Pangunahing benepisyo: Sa pamamagitan ng pag-coding ng kulay sa iyong mga kalendaryo, hindi ka nakakagawa ng anumang malaking pagbabago sa iyong proseso ng kalendaryo. Hindi mo kakailanganing ipaliwanag ang mga bagong tool o system; ginagawa mo lang ang mga kalendaryo na ginagamit mo na mas madaling tingnan at maunawaan.

Paano ito subukan:

  • Suriin ang mga kalendaryo at maitaguyod ang iyong 'mga timba.' Ang bawat balde ay makakakuha ng sarili nitong kulay. (Ang ilang mga balde ay may kasamang panloob, kliyente, personal, paulit-ulit, paalala, at paglalakbay.)
  • Suriin ang mga timba kasama ang iyong mga koponan at executive. Hindi gagana ang koordinasyon ng kulay kung walang nakakaintindi sa mga kategorya na iyong pinili.
  • Kulay ng code ang iyong kalendaryo, online man ito, sa isang app, o sa papel.
  • Lumikha ng isang sheet ng mga patakaran na mabilis na sanggunian upang gawing mas madali ang proseso ng pag-coding ng kulay sa iyong sarili at sa sinumang tumulong sa pamamahala ng kalendaryo.

Subaybayan ang mga linya ng oras ng bawat isa lunes.com

lunes-com_in_action

lunes.com nagbibigay ng isang madaling paraan para sa iyo upang pamahalaan ang mga petsa, timeline, at gawain para sa lahat sa iyong listahan ng pamamahala ng kalendaryo.

Pangunahing benepisyo: lunes.com hinahayaan kang makakuha ng isang malalaswang pagtingin sa daloy ng trabaho ng iyong koponan upang makita mo kung saan maaaring kailanganin na mai-tweak ang mga kalendaryo at timeline. Hindi mo rin kailangang magpadala ng isang email o mag-host ng isang solong pagpupulong ng katayuan upang malaman kung saan naninindigan ang lahat ng mga timeline.

Paano ito magagamit: Lumikha lamang ng isang libreng account, mag-imbita ng mga miyembro ng koponan, magdagdag ng mga proyekto at timeline, at simulang seamless pamamahala ng mga kalendaryo at daloy ng trabaho.

I-block ang oras para sa pamamahala at pag-iiskedyul ng kalendaryo

setting-time-for-calendar-management

Kung ang mga random na spurts ng pamamahala ng kalendaryo ay laging kinakain ang iyong araw, pagkatapos ay simulan ang madiskarteng pagtatabi ng mga oras upang tumuon sa walang anuman kundi ang pamamahala ng kalendaryo.

Pangunahing benepisyo: Gagawin ng pag-block ng oras ang pamamahala ng kalendaryo na parang hindi gulo dahil magagawa mong gawin ang lahat nang sabay-sabay sa halip na mag-operate sa mga random na spurts.

Paano ito subukan: I-block ang oras kung kailan ang opisina ay hindi masyadong abala, tulad ng Biyernes ng hapon o Lunes ng umaga. Gamitin ang oras na ito upang tingnan ang lahat ng mga kalendaryong pinamamahalaan mo. Lumikha ng isang mabilis na buod ng kalendaryo na maaari mong ibahagi sa iba o panatilihin lamang ito sa iyong sarili; Lalo na kapaki-pakinabang ang buod kung mayroon kang maraming mga kalendaryo sa iyong plato.

Ipaalam sa lahat tungkol sa iyong mga plano sa pagharang sa oras at magtakda ng mga deadline para sa mga kahilingan sa kalendaryo. Anumang hindi makarating sa iyo sa pamamagitan ng deadline, maliban kung ito ay tunay na kagyat, ay hindi mapoproseso hanggang sa susunod na linggo.

Magkaroon ng mga pagpupulong sa pamamahala ng kalendaryo

pagpupulong sa kalendaryo

Katulad ng diskarte sa pag-block ng oras, makakatulong sa iyo ang mga pagpupulong sa kalendaryo na pisilin ang isang linggo ng mga pirasong email at mga kahilingan sa isang pagpupulong na, sa pag-asa, ay tatagal ng mas mababa sa isang oras.

Pangunahing benepisyo: Ang mga pagpupulong na ito ay pinapabilis ang pamamahala ng kalendaryo.

pinakamahusay na mga kalokohan sa tanggapan ng lahat ng oras

Paano ito subukan: Gamitin ang iyong mga kasanayan sa pamamahala ng kalendaryo upang makahanap ng oras na gagana para sa lahat, mag-set up ng isang paulit-ulit na pagpupulong, at makita kung paano ang proseso.

Subukan mo Doble

Gamitin Doble upang magpadala ng pang-araw-araw na mga panayam na may konteksto sa mga pagpupulong.

Ang lahat ng konteksto sa paligid ng mga pagpupulong na nai-book mo ay madalas na nawala sa pagsasalin. Tinutulungan ng doble na malutas iyon sa pamamagitan ng pagpapadali nitong magbahagi ng mga karagdagang detalye, pribadong paglalarawan ng kaganapan at mga pag-follow up sa iyong ehekutibo sa isang simpleng pagtatapos format ng minuto ng pulong .

Pangunahing benepisyo: Magdagdag ng karagdagang impormasyon sa mga kaganapan sa iyong iskedyul ng mga ito, ginagawang madali para sa iyong ehekutibo na manatili sa tuktok ng kanilang araw habang hindi sinasayang ang anuman sa iyong oras.

Paano ito subukan: Mag-sign up sa Dobleng sa kanilang website at i-download ang extension ng Chrome. Madali mong mai-paste ang kapaki-pakinabang na impormasyon sa mga kaganapan, pati na rin lumikha ng mga pribadong paglalarawan na may karagdagang konteksto para sa iyong ehekutibo. Ang pang-araw-araw na mga pagtatagubilin ay maaaring maipadala sa pamamagitan ng email o sa pamamagitan ng mobile app.

Alam kung kailan hindi magbabahagi

isyu-sa-kalendaryo-pamamahala

Kung kinailangan mong harapin ang mga salungatan at nakikipagkumpitensya na mga komunikasyon sapagkat maraming tao ang may input sa iyong kalendaryo ng ehekutibo, pagpupulong, o silid ng kumperensya, pagkatapos ay huwag matakot na makontrol. Ipilit na dumaan sa iyo ang lahat ng mga kahilingan, at iwasan ang dobleng pag-book, pagkalito, at maraming hindi kinakailangang komunikasyon.

Pangunahing benepisyo: Ang sentralisasyon sa kalendaryo ay makatipid sa iyo ng oras, stress, at maraming kaguluhan sa komunikasyon. Ipakikita rin nito ang iyong pag-uugali sa pag-uugali.

Paano ito subukan: Lumikha ng isang mini-pitch para sa pamumuno na nagpapaliwanag kung gaano mas makinis ang proseso ng kalendaryo para sa lahat na kasangkot kung mayroon kang kumpletong kontrol. Hilingin sa kanila na ipaalam ang pagbabago sa natitirang pangkat ng koponan upang hindi mo kailangang ruffle ang anumang mga balahibo.

Samantalahin ang iyong kagawaran ng IT na nasa bahay

Kung mayroon kang isang nasa-bahay na kagawaran ng IT, pagkatapos samantalahin ang kanilang mga kasanayan at bumuo ng isang pasadyang kalendaryo. Maaaring mabuhay ang kalendaryo sa iyong website na nakaharap sa publiko o sa isang intranet; baka pwede pa maging interactive.

Pangunahing benepisyo: Pagpapasadya Kung palagi kang nagdadalamhati kung paano ang mga magagamit na online na tool ay hindi masyadong natutugunan ang iyong mga pangangailangan, maaaring ito ang perpektong pagpipilian.

Paano ito subukan: Kilalanin ang lahat ng mga pangangailangan na mayroon ka para sa isang online na kalendaryo at dalhin ito sa iyong kagawaran ng IT upang makita kung anong magic ang maaari nilang gumana. Pumunta sa isang buong listahan ng mga tampok na gusto mo — hindi malaking bagay kung hindi nila kayang tumanggap ng lahat ng iyong mga kahilingan.

mga ideya sa regalo sa pasko para sa mga tagapamahala

Mag-print at mag-post ng mga kalendaryo

naka-print-out-kalendaryo

Kung hindi mo nais na maging masyadong matalino, maaari mo ring mai-print ang mga nakabahaging kalendaryo at i-post ang mga ito saanman-sa banyo, sa mga pintuan, sa breakroom. Maaari mo ring mai-print at ipamahagi ang mga kopya sa maliliit na koponan o indibidwal na executive. Ang mga pag-print ay hindi magarbong, ngunit maraming mga tao pa rin ang nagnanais na makasulyap sa isang simpleng piraso ng papel upang makakuha ng ideya kung ano ang naiimbak ng kanilang araw.

Pangunahing benepisyo: Ang mga naka-print na kalendaryo ay nagdaragdag sa iyong iba pang mga pagsisikap sa komunikasyon sa kalendaryo. Dagdag pa, makakatulong ang pag-print na mahayag ang mga mahahalagang iskedyul.

Paano ito subukan: Kung mayroon kang isang printer at tape, mahusay kang pumunta. Kung mayroon kang isang koponan ng disenyo na maaaring mag-pop ng iyong kalendaryo, humingi ng kanilang tulong upang maakit ang higit pang mga eyeballs sa mahahalagang kalendaryo.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

Isama ang iyong kalendaryo sa Slack

slack-app-for-calendar-management

Kadalasang ginagamit para sa komunikasyon sa opisina, tinutulungan din ng Slack ang mga gumagamit na pamahalaan ang mga kalendaryo sa pamamagitan ng iba't ibang mga madaling gamiting app, kasama na Google Calendar , Kyber , Zapier , Eventbot , at Sunsama .

Pangunahing benepisyo: Pinapayagan ng mga pinagsamang application ang mga gumagamit na pamahalaan ang mga kalendaryo sa loob ng Slack, kaya't ang lahat ay maaaring mangyari sa isang lugar lamang. (Kalimutan ang tungkol sa maraming mga tab at sa pangalawang screen na iyong iniisip tungkol sa pagkuha para sa pamamahala ng kalendaryo.) Sa iba't ibang mga application ng kalendaryo ng Slack upang pumili mula, makakahanap ka ng isa na nakakatugon sa iyong mga pangangailangan. Ang ilan sa mga application ay nagmumula rin sa mga kaganapan mula mismo sa iyong kalendaryo at nai-post ang mga ito sa Slack para makita ng lahat.

Paano ito subukan:

  • Gumawa ng bagong lugar ng trabaho .
  • Interface sa Slack Bots upang malaman kung paano gumagana ang lahat.
  • Mag-browse ng mga kalmadong apps sa kalendaryo upang makita kung alin ang tama para sa iyo.
  • Ikonekta ang app na iyon at pumunta!

Gamitin BambuHR software

Pinapayagan ka ng BambuHR na lumikha ng isang nagbibigay-kaalaman na profile para sa lahat na iyong katrabaho, kaya perpekto ito para sa pamamahala ng mga kalendaryo ng kaarawan (at pagtukoy sa mga paboritong tratuhin), mga kalendaryo sa anibersaryo ng trabaho, mga kalendaryong wala sa oras, at marami pa.

Pangunahing benepisyo: Hindi mo kailangang maghintay para sa mga abalang empleyado upang bigyan ka ng sagot na kailangan mo upang magpatuloy sa mga kalendaryo; Inilalagay ng BambooHR ang lahat ng impormasyong kailangan mo sa iyong mga kamay.

Paano ito subukan:

Magsimula ng isang libreng subok at tingnan kung paano mapadali ng BambooHR ang iyong buhay.

Kung susulong ka, kakailanganin mong ilaan ang ilang oras sa paunang pag-set up — ang mga empleyado ay kailangang maglagay ng maraming impormasyon sa harap.

Subukang magsulat at punasan ang mga board

wipe-board-for-calendar-management

Ang sulat at punasan ang mga board ay makakatulong sa maliliit na tanggapan na streamline ang pamamahala ng kalendaryo at kahit na bawasan ang ilang email at mga komunikasyon.

Pangunahing benepisyo: Pagiging simple.

Paano ito subukan:

  • Kumuha ng isang sulatin at punasan ang board ng kalendaryo o iguhit ang iyong sariling template ng kalendaryo.
  • Matapos ang iyong mga pagpupulong sa katayuan sa Lunes, pabitin ang lahat upang isulat ang mga pagpupulong at mahahalagang kaganapan, kabilang ang mga kaarawan, araw ng bakasyon, at mga appointment ng doktor.
  • Itakda at makipag-usap sa isang deadline para sa pagdaragdag ng mga bagay sa kalendaryo. Matapos ang deadline, kunin ang board at itala ang lahat ng mga kaganapan sa iyong online na tool sa kalendaryo. Panatilihing nai-post ang board upang maaari itong sanggunian ng mga tao habang naglalakad sila sa pintuan.

Kumuha ng higit pa mula sa Google Sheets

google-sheet-calendar

Ang Google Sheets ay maaaring perpekto para sa pagsubaybay sa gastos at pag-uulat, ngunit perpekto din sila para sa pamamahala ng kalendaryo.

Pangunahing benepisyo : Bilang isang mas simple kahalili sa Google Tables , Ang Google Sheets ay libre at madaling gamitin. Pinapayagan din nila ang mga tao na magtrabaho sa isang spreadsheet nang sabay, isang tampok na pagtutulungan na perpekto para sa mga silid ng kumperensya, kalendaryo ng koponan, at marami pa.

Paano ito magagamit: Bisitahin lamang ang Website ng Google Sheets at magsimula nang libre. Gumamit ng iba't ibang libre (at kaakit-akit) na mga template upang subaybayan ang mga proyekto, kalendaryo, iskedyul, at marami pa.

Kung kailangan mong hawakan ang mga lingguhang kalendaryo, maaari kang magpadala ng isang link sa koponan at i-input ng lahat ang mga pangunahing petsa. Maaaring ipasok ng mga executive ang mga komento sa mga pagbabago at katanungan sa loob ng sheet. Maaari mo ring gamitin ang isang Google Sheet upang pamahalaan ang mga kahilingan sa pagpupulong; maglista lamang ng mga magagamit na oras at ipasok ng mga tao ang kanilang mga pangalan sa mga kalapit na cell upang kumuha ng time slot. Agad na makatipid ang mga pagbabago, kaya't ang sinumang kaagad na nagrereserba ng oras ay makakakita ng pag-update, at hindi ka makakatanggap ng dobleng pag-book.

Gamitin Basecamp upang kumuha ng mga kahilingan at maiwasan ang hindi kinakailangang mga follow-up

basecamp-kalendaryo

Kilala para sa pamamahala ng proyekto, makakatulong din sa iyo ang Basecamp sa pamamahala ng kalendaryo. Tinutulungan ng tool ang mga gumagamit na gawing perpekto ang art ng transparent na komunikasyon — maaari kang kumuha ng mga kahilingan at panatilihing na-update ang humihiling sa katayuan ng kahilingan upang hindi sila tumawag, mag-mensahe, at mag-email upang magtanong tungkol dito.

Pangunahing benepisyo: Ang mga pag-update sa katayuan ay binawasan ang oras na nasayang sa pagsabi sa mga tao ng katayuan ng kanilang kahilingan sa kalendaryo. Ibig sabihin magkakaroon ka ng mas maraming oras upang makumpleto ang mga kahilingan sa kalendaryo.

Paano ito subukan: Magsimula ka na Basecamp at pagkatapos ay iparating na 'sinusubukan' mo ang isang bagong sistema ng paghiling ng kalendaryo. Ipagsumite sa mga tao ang kanilang mga kahilingan sa iyo sa Basecamp, idagdag pagkatapos ay gamitin ang function na 'naidagdag at natapos na' upang maibahagi ang pag-unlad.

Gamitin Microsoft To Do para sa pamamahala ng gawain

Microsoft-To-Do-Executive-Assistant-Tool

Pinapayagan ka ng tool na ito na tumuon sa buong araw sa pamamagitan ng pagpapatibay ng matalinong pang-araw-araw na pagpaplano. Ang isa sa mga pinaka-cool na tampok ay ang kakayahang mag-alok ng matalino at isinapersonal na mga mungkahi upang i-update ang iyong pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin.

kung paano magkaroon ng isang virtual night game

Pangunahing benepisyo: Hindi mo na kailangang tandaan upang manu-manong magdagdag ng mahahalagang to-dos sa iyong mga kalendaryo sapagkat sakop ng To Do syncing.

Paano ito subukan: I-download ang libreng app at simulang pamahalaan ang iyong mga gawain sa tamang paraan! Kasama rin sa To Do ang suporta sa cross-platform at mabilis na pag-sync na nagbibigay-daan sa iyo upang pamahalaan ang iyong buhay habang nasa opisina, sa bahay o on-the-go. Kaya't kung tutulungan mo ang isang ehekutibo na may ugali ng pagkalimot sa mga pagpupulong at gawain, makakatulong sa iyo ang tampok na mga paalala na magbigay ng mabilis, madali, at hindi nakakagambalang mga pagdurusa. Isang madaling kahalili sa Wunderlist at iba pang katulad na mga tool sa pamamahala, ang To Do ay makakatulong sa mga executive assistant na manatili sa track sa kabila ng isang abalang iskedyul.

Gamitin Robin software ng pag-iiskedyul ng silid ng kumperensya

Ginagawang madali ni Robin ang pamamahala ng mga kalendaryo sa silid ng kumperensya kaysa dati.

Pangunahing benepisyo: Maaari mong i-set up ang tool upang payagan ang mga empleyado na maghanap para sa mga silid batay sa kakayahang magamit, mga amenities, at lokasyon. Maaari mong tingnan ang lahat ng nangyayari, ngunit hindi mo na kailangang magsawa sa paghahanap ng mga silid, dahil magagawa ito ng mga empleyado mismo.

Paano ito magagamit:

  • Magsimula ng isang libreng pagsubok o mag-iskedyul ng isang demo.
  • Sabihin sa mga empleyado na naglulunsad ka ng isang pilot program.
  • Hayaan ang programa na tumakbo, pagkatapos ay magpadala ng isang survey upang makita kung ano ang iniisip ng lahat tungkol sa tool.

Tingnan kung ano Iwasan maaaring dalhin sa pagsubaybay sa RSVP

evite-for-rsvp-pagsubaybay

Nag-aalok ang Evite ng higit pa kaysa sa mga paanyaya sa cutesie party para sa iyong anak ... o iyong pusa. Ang serbisyong walang paanyaya sa papel na ginagawang mas kasiya-siya upang subaybayan ang mga tugon sa kaganapan at makipag-usap tungkol sa iyong mga pagpupulong.

Pangunahing benepisyo: Ang pagsubaybay sa RSVP na madaling gamitin.

Paano ito magagamit: Mag-sign in lamang, lumikha ng isang imbitasyon, ipadala ito, at subaybayan ito.

Gumamit ng mga tool na high-tech tulad ng Steelcase RoomWizard

Nilalayon ng sistemang pag-iiskedyul ng silid na batay sa internet na malutas ang lahat ng mga problemang kinakaharap na sinusubukan mong pamahalaan kung paano nakalaan ang bawat isa sa iyong tanggapan ng tanggapan mga puwang ng pagpupulong .

Pangunahing benepisyo: Ang system ay may isang simpleng touch screen na maaari mong mai-mount sa labas ng mga silid. Nagniningning ito ng isang pulang ilaw upang ipahiwatig ang isang kinuhang silid at isang berdeng ilaw upang ipahiwatig ang isang bukas na silid.

Paano ito magagamit: Suriin ang mga pagtutukoy ng produkto pahina upang matukoy kung ang RoomWizard ay tama para sa iyong tanggapan.

Gamitin Boomerang Kalendaryo para sa Gmail

steelcase-room-wizard

Tinutulungan ka ng system ng Boomerang Calendar na magdagdag ng mga pagpupulong sa isang Google Calendar sa loob mismo ng iyong email.

Pangunahing benepisyo: Isang pag-iiskedyul ng pagpupulong na maaari mong kumpletuhin sa isang solong email.

Paano ito magagamit: Kung gumagamit ka ng Google Calendar para sa iyong mga komunikasyon sa opisina, maaari mo lang i-download ang Boomerang at simulang gamitin ito ngayon.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

mga ideya sa regalo para sa mga empleyado para sa pasko

Bookmark Daysoftheyear.com

Kung kailangan mong magdagdag ng mga nakakatuwang kaganapan sa kalendaryo bilang bahagi ng iyong mga tungkulin sa pamamahala ng kalendaryo, pagkatapos ay kailangan mong i-bookmark ang website na ito.

Pangunahing benepisyo: Nagbibigay ang website ng isang dahilan upang ipagdiwang ang anumang araw na maaari mong maiisip. (Alam mo bang ang Mayo 25 ay talagang Towel Day?)

Paano ito magagamit: Hilahin ang website na ito sa susunod na paalalahanan ka ng iyong boss tungkol sa mga email na 'cheer ng tanggapan' na dapat mong ipadala.

Anong mga tool sa pamamahala ng kalendaryo na ginagawang madali ang iyong buhay? Ipaalam sa amin sa mga komento sa ibaba!