Ang 9 Hindi maikakaila Mga Katangian ng isang Rockstar Office Manager

tampok ni liza-magandang-office-manager

Pag-aaral Paano Maging Isang mabuting Tagapamahala ng Opisina? Piliin ang Iyong Paboritong Tip Sa ibaba!

Hindi ito lihim - sa mga mapagkumpitensyang industriya, ang mga tao ang lahat.



Ang pag-akit at pagpapanatili ng pinakamahusay na mga tao ay maaaring literal na gumawa o masira ang iyong negosyo, at ang tagumpay sa tagumpay sa pagwaging 'giyera para sa talento'.

Alam ng mga pinakamahusay na kumpanya na upang manalo, kailangan mong lumikha ng isang kultura ng pakikipag-ugnayan, at isang kapaligiran kung saan nais ng mga tao na gugulin ang kanilang oras.

Iyon ay kung saan ang isang manager ng tanggapan ng rockstar ay kailangang-kailangan, isang taong maaaring malinang ang kultura na kailangan ng iyong kumpanya at patnubayan ang barko sa tamang direksyon habang lumalaki ang iyong kumpanya.



pagkilala sa iyo ng mga aktibidad

Kung ganun lang kadali ...

Ang manager ng tanggapan ay isang kakaiba, hinihingi ng posisyon. Kailangan ng magkakaibang hanay ng mga kasanayan - at kamangha-manghang indibidwal - upang talagang umunlad sa papel.

Libreng Bonus: Kumuha ng isang bersyon ng PDF ng Ang Estado ng The State Manager ng 2018 . Sinuri namin ang 572 Opisyal ng Opisina upang matuklasan ang 10 mga pagkuha na maaari mong gamitin upang maabot ang iyong mga layunin at mapagtagumpayan ang mga hamon. Dagdagan ang alamin kung ano ang binabayaran ng iba pang mga Office Manager (at kung paano ka makakakuha ng higit pa)!



Isaalang-alang ito:

Ang manager ng tanggapan ay isa sa ilang mga tao (maliban sa marahil ang CEO o senior staff ng HR) na nakikipag-ugnay sa mga empleyado sa bawat antas at sa loob ng bawat departamento halos araw-araw.

Sa Dcbeacon, napakalaking tagataguyod namin ng mga may talento na tagapamahala sa tanggapan. Iyon ay dahil may pribilehiyo kaming direktang nagtatrabaho kasama ang libu-libong mga hindi kapani-paniwala na mga tagapamahala ng tanggapan sa ilan sa mga pinaka-nakikibahagi na mga kumpanya mula sa buong bansa.

Kaya't ano ang kinakailangan upang maging isa sa mga susunod na antas na mga manager ng tanggapan? Paano mo mahahanap at kukuha ng sinumang perpekto para sa papel na ito?

Nakipag-usap kami sa kapwa mga tagapamahala ng tanggapan at mga tao na kumukuha sa kanila sa ilan sa mga kumpanya na nakakakuha ng tama pagdating sa kultura at pakikipag-ugnayan. Narito kung ano ang sasabihin nila tungkol sa mga nangungunang katangian na kailangan mo upang maging isang manager ng tanggapan ng rockstar.

Ang pinakamahusay na paraan upang lumikha, subaybayan, at subaybayan ang mga mungkahi sa post na ito ay sa isang software ng pagiging produktibo tulad ng lunes .

1. Walang kapantay na Kakayahang umangkop

Paulit-ulit nating narinig ito - kakayahang umangkop ay ang nag-iisang pinakamahalagang katangian ayon sa mga taong sinuri namin. Upang maging isang mahusay na manager ng opisina, kailangan mong gumulong kasama ang mga suntok at makayanan ang anumang darating sa iyo.

Shannon McLendon, Mga Operasyon at Kaganapan Nanguna sa Ang Motley Fool , nagpapaliwanag:

shannon-motely-tanga'Ang isang manager ng tanggapan sa Fool ay isang jack ng lahat ng mga kalakal, suot ng maraming iba't ibang mga sumbrero.

Mabilis na nagbabago ang mga bagay kaya kailangan kong mag-isip sa aking mga paa at maging maagap sa pagtatapos ng mga bagay. '

At ito ang dahilan - walang anumang bagay tulad ng isang 'karaniwang araw' para sa isang manager ng opisina. Isang minuto ay maaaring nagpaplano ka ng isang kaganapan sa offsite para sa 150 katao, sa susunod ay coordinate mo ang pagdating ng isang mahalagang namumuhunan o tumutulong sa interior design ng isang bagong puwang ng tanggapan.

10 taong regalong anibersaryo ng empleyado

Kritikal ang kakayahang umangkop at mag-ayos.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

2. Stellar Organization & Follow-Through

organisado

Ang pangalawang tip na ito ay maaaring parang walang pag-iisip, ngunit ang pagiging maayos ay isa sa pinakamalaking mga kadahilanan pagdating sa tagumpay sa papel na ito. Muli, ang papel ng OM ay napakalawak at magkakaiba-iba na maaaring maging madaling mawala sa track ng mga gawain sa kamay. At dahil madalas kang sumusuporta sa mga executive ng C-level, karamihan sa mga bagay ay mataas ang priyoridad at ang margin para sa error ay payat.

Lindsey Ingalls, Tagumpay ng Client Manager at Office Manager sa Mga leadquiz , pinaghiwalay ito para sa amin.

lindsey-leadquizzes'Bilang isang tagapamahala ng tanggapan mayroon kang tila isang milyong iba't ibang mga bagay na nangyayari nang sabay-sabay at dapat mong tiyakin na lahat sila ay mapangasiwaan. Hindi ako mabubuhay nang wala ang aking kalendaryo sa Google at mailagay ang lahat ng aking mga gawain at oras kung kailan ko ito gagawin.

Gaano man kaliit ang gawain, kahit na ang isang bagay na tumatagal ng 5 minuto, pumupunta doon at natatapos ito. '

Hindi lamang ito naiayos - sapat itong pag-aalaga upang matiyak na ang mga gawain na iyong sinusubaybayan ay natapos sa oras at nagawa nang maayos.

3. Kumpletuhin ang Pag-access

Ang isang manager ng opisina ay dapat na ma-access - kapwa sa mga tuntunin ng kakayahang magamit, at sa mga tuntunin ng init ng kanyang pagkatao. Dapat komportable ang iyong koponan na lumapit sa manager ng tanggapan para sa mga gawaing pagmamay-ari niya.

Paul Marshall, Influitive's Ang Punong Opisyal sa Pananalapi at Senior Vice President ng Operations, ay nagpapaliwanag kung bakit pinangalanan niya ang kakayahang mai-access bilang numero unong kalidad ng isang kamangha-manghang manager ng tanggapan:

paul-marshall-influential'Higit sa lahat, ang isang mahusay na Manager ng Opisina ay dapat na ma-access sa kanilang mga kasamahan upang matiyak na ang bawat isa ay nagtatrabaho sa kanilang maximum na pagiging produktibo,' sabi niya. 'Ang isang naisapersonal na karanasan ay nagpaparamdam sa mga indibidwal na empleyado ng espesyal at pinahahalagahan.

Ang isang halimbawa ng kung paano namin ito ginagawa sa Influitive ay sa pamamagitan ng ask@influitive.com, kung saan maaaring tanungin ng mga empleyado ang aming koponan para sa anumang bagay na magpapaganda sa kanilang karanasan sa pagtatrabaho. '

Ayon kay Paul, ang katangiang ito ay isinasama ni Rebecca Shaffer, na orihinal na tinanggap bilang isang Operations Coordinator ngunit na-upgrade sa Operations Manager / Office Manager sa loob lamang ng isang taon.

Narito si Shannon mula sa The Motley Fool na may isa pang dahilan kung bakit napakahalaga ng kakayahang mai-access sa ganitong papel:

shannon-motely-tangaAng aking pagiging madaling lapitan ay nakatulong sa mga Bobo na komportable ang pagdating sa akin nang may anumang pag-aalala at nakatulong sa pag-aakbay ng magagandang pakikipag-ugnay sa Mga Fool sa buong kumpanya.

Ang aking pinakamalaking tagumpay bilang isang tagapamahala sa opisina ay dahil sa koponan na gumagana sa akin araw-araw. Ang pagtitiwala na mayroon ako sa kanila na gumawa ng labis na milya at gumawa ng mga desisyon ay napatunayan na napakahalaga.

mga seminar at kumperensya sa mga katulong na pang-administratibo

Hawak ng aking koponan ang lahat mula sa panloob na mga operasyon, pagpaplano ng mga kaganapan, seguridad, pagpapanatili, pati na rin ang pangkalahatang kaligayahan ng mga empleyado. Hindi ako maaaring maging matagumpay na tagapamahala na wala ako.

4. Solidong Komunikasyon

makipag-usap nang totoo

Ang komunikasyon ay isang madalas na napapansin (ngunit hindi gaanong mahalaga) kasanayan pagdating sa maunlad na tungkulin ng manager ng tanggapan.

Ang trabaho ay madalas na nangangailangan ng pagkuha ng mga ideya mula sa c-suite at isinalin ang mga ito para sa natitirang samahan.

Totoo ito lalo na kung ikaw ang namamahala sa pagpapatupad ng mga patakaran sa buong kumpanya. Dapat kang mag-ingat na maipaabot ang pangangatuwiran sa likod ng mga patakaran ng iyong tanggapan upang matiyak ang pinakamataas na posibleng pagbili mula sa iyong koponan. Maaari mo ring mahulaan ang mga katanungan at maging handa na sagutin ang mga ito nang mabilis.

Liza Goldberg, ang aming kamangha-manghang Vibe Manager dito sa Dcbeacon , Ginawang panloob na bahagi ng kanyang repertoire ang panloob na komunikasyon.

liza-headshot'Napakahalaga ng panloob na komunikasyon sa papel na ito.

Tuwing linggo nasa harap ako ng buong kumpanya, nagpapahayag ng mga bagong aktibidad o nagpapaliwanag ng mga patakaran, at dapat kong tiyakin na ginagawa ko ito sa isang paraan na sensitibo sa mga pangangailangan ng koponan, tama ang lahat ng mga detalye, at pati na rin malinaw na ipinapaliwanag ang mga kadahilanan sa likod nito - maging ito ay isang bagong patakaran sa paradahan o ang aming susunod na pagbuo ng offsite ng koponan. '

(Katuwaan na katotohanang: Nanalo si Liza ng ginusto na award sa kumpanya na Value Victor na mahigit isang buwan lamang na nasa trabaho - tumba siya!)

5. Hindi Makatuwirang Pag-optimize

Kapag ang mga tao ay bumisita sa opisina - kung ito ay isang potensyal na bagong pag-upa, posibleng mamumuhunan, o kasosyo sa madiskarteng hinaharap - ang tagapamahala ng tanggapan ay karaniwang ang unang taong nakikita nila, at ang kanyang pag-uugali ay tumutulong sa pagbuo ng mga unang impression na napakahusay.

Karamihan sa mabubuting tagapamahala ng tanggapan ay may likas na positibong pag-uugali at mainit na pag-uugali. Ngunit ang totoong hamon ay dumating sa mga hindi maiwasang masamang araw. Ang bawat isa ay may mga ito - mga araw kung saan mas gugustuhin nating manatili lamang sa kama - at maaaring maging kaakit-akit na hayaan ang iyong kalooban na magpadilim sa iyong pagkatao. Ngunit ang tagapamahala ng tanggapan ay walang ganitong karangyaan, dahil ang kanyang kilos ay may direktang epekto sa kumpanya. Alam ng mga manager ng tanggapan ng Rockstar na ilagay sa isang masayang mukha kahit na maaaring hindi nito lubos na masasalamin ang kanilang kalooban sa loob.

Dcbeacon CEO Sean Kelly sang-ayon:

'Ang pagkakaroon ng isang likas na mabuting pag-uugali ay dapat. Kahit na nalulungkot ka, kailangan mong maglagay ng positibong mukha.

Ikaw ang sentro ng moral - kaya't tinawag namin itong isang 'vibe manager' kaysa sa isang manager ng opisina. ”

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

masaya makilala ang mga aktibidad mo

6. Mahusay na Pagkalikha

pagkamalikhain

Tumaas, ang manager ng tanggapan ng isang kumpanya ay responsable ng vibe ng opisina. Sa katunayan, iyon ang dahilan kung bakit ang opisyal na titulo ng aming manager ng tanggapan ay 'Vibe Manager.' Ang vibe ng tanggapan ay nagtatakda ng tono para sa natitirang negosyo at tumutulong na likhain ang kultura na kailangan namin upang maging produktibo, malikhaing, at maabot ang aming mga layunin sa bawat buwan.

Ang pagpapanatili ng isang kultura at isang vibe ay nangangailangan ng malaking pagkamalikhain. Ang mga tagapamahala ng opisina ay nakikipag-usap sa mga bagay tulad ng panloob na disenyo at pagpaplano ng kaganapan.

Halimbawa, ang pagpaplano ng isang kaganapan sa off site - isang bagay na marahil ay pinababayaan ito ng karamihan sa mga empleyado. Ang pagkakaroon lamang ng isang masaya, bagong aktibidad na masisiyahan ang lahat ay isang hamon.

Dapat mong isaalang-alang, ano ang isang bagay na hindi pa natin nagagawa dati? Ano ang masisiyahan na gawin ng aming buong koponan? Ano ang maaari nating gawin sa loob ng badyet? Paano makakatulong ang aktibidad na ito na suportahan ang kulturang kailangan natin upang maging matagumpay? Ito ay isang pangunahing hamon, at nangangailangan ng seryosong pag-iisip sa labas ng kahon.

(Sa kabutihang palad, mayroon tayo ilang mga ideya maaari kang manghiram.)

7. Hindi matatag na Pagtitiwala sa Sarili

kumpiyansa sa sarili

Ang papel na ito ay madalas na nangangailangan ng pang-araw-araw na pakikipag-ugnay sa mga CEO at COO, kaya't tiwala ka upang makuha ang kanilang respeto.

Bahagi sa parsela sa kumpiyansa sa sarili na ito ay ang kakayahang itulak pabalik-balik. Hangga't gusto mo, hindi mo maaaring maging lahat sa lahat, at kailangan mong unahin. Ang pagkatuto na sabihin na hindi ay mahalaga.

Ipinaliwanag ni Lindsey mula sa Leadquizzes:

lindsey-leadquizzes'Nakukuha ko ang pang-araw-araw na mga kahilingan mula sa mga tao sa tanggapan ng mga bagay na 'kinakailangan' at nais nilang gawin kaagad, at mahalagang maglagay ng mga limitasyon dito upang ang buong tanggapan ay maaaring makinabang.

Dahil lamang sa nais ng isang tao na ang temp ng opisina ay itinakda sa 78 ay hindi nangangahulugang ang buong opisina ay magiging masaya sa na. Kailangan mong panatilihin ang isang malusog na balanse upang mapanatili ang kasiyahan ng buong opisina. '

8. Jedi-Tulad ng Pag-asa

Ang pagiging maagap at inaasahan ang mga pangangailangan sa hinaharap ay isa sa pinakamahusay na mga assets na maaaring magkaroon ng isang manager ng tanggapan.

mga breaker ng yelo para sa pagpupulong ng koponan

Karamihan sa trabaho ay reaktibo, at iyon ay maaaring maging isa sa pinakamalaking hamon - reaksyon sa at prioritizing ang napakaraming kahilingan na makukuha ng isang manager ng tanggapan mula sa buong organisasyon. Ang isang paraan upang streamline ang iyong daloy ng trabaho at bawasan ang mga reaktibo na gawain ay upang asahan at planuhin para sa kanila.

Ang Liza Goldberg na Liza Goldberg ng Dcbeacon ay lumalawak sa ideyang ito:

liza-headshot“Dapat mong panatilihing bukas ang iyong mga mata at tainga.

Isa ka sa mga tao lamang sa kumpanya na may tunay na holistic na pananaw sa maraming mga isyu, at responsibilidad mong kapwa asahan ang mga pangangailangan, at siguraduhing kinokonekta mo ang mga tuldok para sa mga tao at departamento na walang pakinabang ng iyong pananaw. ”

9. Masigasig na Katalinuhan sa Emosyonal at Matatag na Pagkumpleto

Tulad ng nabanggit namin, nakikipag-usap ka sa mga tao sa bawat antas bilang isang tagapamahala sa opisina - mula sa mga empleyado ng ranggo at pag-file sa c-suite, at lahat ng nasa pagitan. Nangangahulugan ito ng tonelada ng iba't ibang mga personalidad - ang ilan ay mas mahirap kaysa sa iba. Bilang tagapamahala ng tanggapan, dapat mong makitungo sa kanilang lahat.

Ang CEO ng Dcbeacon na si Sean Kelly (isang taong may alam sa isang bagay o dalawa tungkol sa pagtatrabaho sa mga kamangha-manghang mga manager ng tanggapan) ay detalyadong:

'Ang bilang isang bagay na gumagawa ng isang manager ng opisina ng rockstar ay isang mataas na antas ng pang-emosyonal na katalinuhan. Nakikipagtulungan ka sa lahat sa kumpanya, at nakakaranas ng maraming iba't ibang mga emosyon at ugali.

Kadalasan sa mga oras na ang mga tao ay humiling ng mga bagay, hindi nila kinakailangang gawin ito nang may labis na respeto tulad ng dapat nilang gawin. Ngunit kailangan mong gawin ito sa mahabang hakbang, manatiling buo, at maging matatag. Ang mga katangiang iyon ay napakahalaga sa tagumpay sa papel. '

At habang ang pagbabasa at pag-cater ng emosyonal na mga pangangailangan ng iyong koponan ay mahalaga, sa flipside, hindi ka maaaring magkaroon ng manipis na balat at maging isang mahusay na tagapamahala sa opisina. Ang pagkakaroon ng isang antas ng ulo at pagpapanatili ng kahinahunan sa harap ng presyon ay isang kinakailangang katangian.

Kailangan ng maraming upang maging isang mahusay na manager ng opisina . Minsan baka mas mahirap itong makahanap ng isa.

Ngunit ang kahalagahan ng kultura ay hindi mawawala anumang oras sa lalong madaling panahon, at samakatuwid ang tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan ay tataas lamang sa kabuluhan.

Iyon ang dahilan kung bakit kailangan mong maghanap ng isang tao na sumasalamin sa karamihan (o lahat) ng mga ugaling ito. Ang paghahanap ng tamang akma ay maaaring parang isang imposibleng gawain, ngunit magtiwala ka sa amin, sulit ito.

Mayroon bang kahanga-hangang tagapamahala sa opisina ang iyong kumpanya? Bigyan sila ng isang sigaw sa mga komento sa ibaba!

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)