Ang 2021 Surest Guide Para sa Pagsasaayos ng Isang System Filing System

Kumusta sa isang bagong dekada at paalam sa pagkalito ng luma at hindi na napapanahong mga sistema ng pagsasampa ng tanggapan. Dahil naging madali itong maghanap ng pinakamahusay na paraan upang ayusin ang mga file ng papel at isama ang bagong teknolohiya sa pag-file sa trabaho, ngayon ay ang perpektong oras upang maging maayos!

Inilatag namin ang isang bilang ng mga mahahalagang hakbang para sa anumang negosyo sa laki na sumusubok na isama ang isang system ng pagsampa ng opisina. Mula sa pamamahala ng file ng computer hanggang sa madaling gawin na mga pag-hack sa tanggapan, maligayang pagdating sa gabay sa go-to office.



kung paano-aayos-ng-opisina-file-system

Ang prospect ng pagsisimula, pag-aayos, o paglilinis ng isang sistema ng pagsasampa ng opisina ay may kapangyarihan na gumawa kahit na ang pinakakatapang sa atin na magtago sa likod ng isang listahan ng iba pang, mas mahalaga, 'to-dos.' Hindi mo na kailangang magtago! Ang mga tip na nasubok sa patlang na ito ay makakatulong sa iyong makuha — at panatilihin — ang iyong system ng pag-file ng opisina sa tumpak na pagkakasunud-sunod ng pagtatrabaho.

Marami sa mga tip na ito ay diretso mula sa aming pangkat sa Facebook ng Mga Manager ng Opisina! Tingnan kung anong mga nugget ng karunungan ang inaalok ng aming komunidad at tumalon sa pag-uusap. Sumali sa pangkat dito.



Mga Tip sa Pag-file ng Opisina Mabilis na Paghahanap:

Code ng kulay

Ang mga tao ay may kulay sa pag-coding mula pa sa mga papeles sa tanggapan-at ang mga sistema ng pagsasampa ng tanggapan upang ayusin ito-ay naging isang katotohanan ng buhay mga dekada na ang nakakaraan. Ang sinubukan at totoong pamamaraan ng pag-coding ng kulay ay hindi kailanman nabigo, at ito ay medyo mabilis at madaling mag-off, kahit na mayroon kang isang partikular na kumplikadong sistema ng pag-file. Ang pag-coding ng kulay ay magbibigay inspirasyon sa iyo upang ayusin ang mga file sa mga makatuwirang kategorya, mabilis na makahanap ng mga file, at magdagdag ng ilang kasiyahan sa proseso ng pag-file.

Ang diskarteng pang-organisasyon ay ang perpektong paraan upang gawing maayos ang mga tambak na papel na mahuhulaan sa pinakamahusay na posibleng paraan. Pinakamaganda sa lahat, gumagana ang color coding sa parehong pisikal at digital na mga file, at kung kailangan mong ayusin ang parehong uri ng mga file, madali mong magagamit ang parehong sistema ng pag-coding ng kulay para sa bawat isa.



Paano:

  • Tingnan ang lahat ng mga file na kailangan mo upang ayusin at magtaguyod ng ilang mga kategorya ng organisasyon. (Maaaring tumagal ng ilang mga pass upang makilala talaga ang mga pattern at ibalangkas ang iyong mga kategorya.)
  • Magtalaga ng bawat kulay ng bawat kategorya. (Ang ilang mga kategorya ay nagsasama ng pampinansyal, mapagkukunan ng tao, mga kontrata, at pasilidad.)

Suriin ang mga kategorya sa iyong mga koponan at executive. Hindi gagana ang koordinasyon ng kulay kung walang nakakaintindi sa mga kategorya na iyong pinili.

  • Mangalap ng mga materyales para sa color coding. (Maaari itong mga may kulay na mga folder upang ilagay sa isang aparador ng libro o simpleng mga piraso ng makukulay na washi tape upang dumikit sa pag-file ng mga drawer ng gabinete.)
    • Swag.com nag-aalok ng tone-toneladang mga produkto ng samahan sa maliliwanag na kulay na perpekto para sa color-coding.Ang mga pagpipiliang ito ay may pamagat sa iba pang mga pagpipilian dahil maaari mo silang mai-print sa logo ng iyong kumpanya o iba pang mga disenyo.
    • Suriin ang mga napapasadyang mga kagamitang samahan sa tanggapan:

Logo ng Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Gawin ang color coding! Pagbukud-bukurin ang iyong mga file sa mga kategorya ng naka-code ng kulay at pakiramdam ang pang-organisasyong zen zen sa bawat file na iyong ihuhulog (o i-drag at i-drop) sa isang maayos, may kulay na daluyan na naka-code.
  • Lumikha ng isang sheet ng mga patakaran na mabilis na sanggunian upang gawing mas madali ang proseso ng pag-coding ng kulay sa iyong sarili (habang nagdaragdag ka ng mga bagong file) at sinumang iba pa na makakatulong sa iyong ayusin ang sistema ng pag-file ng opisina sa hinaharap.

color-coded-filing-system

cool na mga gamit sa opisina para sa mga lalaki

Bakit ito gumagana:

Ang pag-coding ng kulay ay katulad ng proseso ng pag-aaral na kilala bilang 'chunking,' tinukoy ng eLearning Coach bilang '... ang diskarte ng pagbawas ng impormasyon sa mga piraso ng laki ng kagat upang ang utak ay mas madaling makatunaw ng bagong impormasyon.'

Kapag nagkulay ka ng isang bundok ng papel, binabago mo ang isang masalimuot na masa ng impormasyon sa mga tipak na madali mong mai-uri-uriin mo at ng iyong utak kapag kailangan mong makahanap ng isang bagay na tiyak. Kung kailangan mong makahanap ng isang invoice sa isang tumpok ng papel, maaaring masobrahan ka at sumuko, ngunit kung kailangan mong makahanap ng isang invoice sa iyong bagong system na naka-code ng kulay, malalaman mong hanapin ang berdeng watawat na nagsasaad ng 'Pananalapi na Papel.'

Magdikit

Kapag na-digitize mo ang mga file, mahalagang nililikha mo ang isang system na walang papel na pagsasampa. Maraming tao ang nahanap na mas madali upang ayusin ang isang digital na file filing system sa isang sistema ng pagsasampa ng papel matapos ang bawat file ng papel ay na-convert sa isang digital format. Kung pinili mo upang i-digitize ang iyong mga file, kakailanganin mong magsimula sa pamamagitan ng pag-scan at pag-convert ng iyong mga lumang file, isang proseso na maaaring maging oras at masinsin sa paggawa.

Paano:

Espesyal na salamat para kay Francisco mula sa aming Facebook Group para sa pagguhit ng mga payo na ito!

  • Magpasya kung paano ayusin ang mga file nang digital. Gagamitin mo ba ang isang solusyon sa labas ng kahon na software , isang network drive na pinapanatili ng iyong sariling IT (information technology) na pangkat, o isang libreng cloud platform tulad Google Drive ?
  • Gumamit ng isang maaasahan at mahusay na pag-scan machine. (Ginamit ni Francisco a Richo makina na may kakayahang mag-scan ng mga dokumento at ipadala ang mga ito sa paunang nakatalagang mga folder sa network.)

Inirekomenda din ni Francisco:

'Tukuyin kung mayroon kang cloud storage backup space para sa iyong mga dokumento. Ito ay lalong mahalaga kung hahawak ka ng mga dokumento na, kung nawala, ay maaaring magdulot ng isang malaking pinsala sa mga customer, kliyente, o iba pang pagpapatakbo ng negosyo. '

  • Tukuyin kung sino ang magkakaroon ng pag-access sa parehong pagdaragdag at pag-aayos ng mga file sa iyong system.
  • Bumuo ng isang standardized na kombensyon sa pagpapangalan para sa mga nai-scan na mga file. Gagawin nitong madali ang mga file upang maghanap at maghanap para sa iyong walang papel na sistema.
  • Inirekomenda ni Francisco ang pagdaragdag ng mga petsa (o hindi bababa sa mga taon) sa mga pangalan ng file, kaya mas madaling malaman kung kailan tatanggalin o i-archive ang mga ito. Ang Penn Library ay may isang kamangha-manghang listahan ng pinakamahusay na kasanayan sa pagbibigay ng pangalan ng file upang makapagsimula ka.
  • Lumikha ng isang mapa ng iyong hinaharap na digital file system. Gawin itong tumpak na tumpak hangga't maaari upang maasahan mo ang anumang mga problema sa iyong scheme ng pag-aayos. I-update ang mapa kapag natapos mo na ang proyekto upang isama ang anumang mga pagbabagong ginawa mo sa daan. Kapag tapos ka na, makakatulong sa iyo ang map na ito na madaling makahanap ng mga bagay sa pagkakilala mo sa iyong bagong system.
  • I-scan ang iyong mga dokumento:
    • Gumamit ng isang selyo o mga sticker upang markahan ang mga pisikal na file na na-scan na sa system.
    • Kung pinapayagan ng iyong digital file system, magdagdag ng mga keyword sa bawat dokumento upang gawing mas madaling hanapin ang mga file.
    • Dalhin ang iyong oras upang maiwasan ang mga pagkakamali. Kahit na isang simpleng error ay maaaring maging isang araw imposibleng makahanap ng isang file na kailangan mo. Ang pag-scan ng mga dokumento sa iyong bagong system ay isang proseso na gugugol ng oras, ngunit tandaan: Magagawa ka sa paglaon!

system ng pag-file ng digitizing

Bakit ito gumagana:

Awtomatiko ng mga digital na system ng pag-file ang aspeto ng 'paghahanap ng mga file' ng iyong system ng pag-file ng opisina. Sa halip na pag-flip sa mga folder at stack habang nanganganganib ng mga papercut at pananakit ng ulo, papayagan ka ng isang digital na system na maghanap ng ilang mga keyword o pag-uri-uriin ang mga file sa isang alpabetikong listahan at madaling hanapin kung ano ang gusto mo.

Ginagawang madali din ng mga digital na system na magdagdag ng mga bagong file at magbahagi pa ng mga responsibilidad sa pag-file sa mga koponan. Ang pag-setup ay nangangailangan ng maraming trabaho, ngunit ang oras at stress na nai-save mo pagkatapos ay sulit.

Magtakda ng isang petsa ng pag-expire

Ito ay maaaring mukhang isang pandaraya, ngunit ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang maisaayos ang isang sistema ng pagsasampa ng tanggapan ay upang mabawasan ang mga file na kailangan mong ayusin. Ang pag-aalis ng mga file sa pamamagitan ng nilalaman ay maaaring maging masalimuot dahil mahirap matukoy kung aling mga file ang kailangang i-save at kung aling mga file ang maaaring itapon, ngunit ang pagtatapon ng mga file ayon sa edad ay nagpapakita ng isang ligtas, na-standardize na paraan upang magpasya kung ano ang maaari mong ihulog.

Paano:

  • Itaguyod ang isang 'itapon' na edad para sa iyong mga file — 1 taon, 5 taon, 10 taon… anuman ang tila naaangkop para sa mga file na itinatago mo at ang uri ng negosyong pinamamahalaan mo.
    • Kung natatakot ka na maaaring kailanganin mo muli ang mga file, ilipat lamang ang mga ito sa isang 'archive' na kahon o folder na inayos ayon sa taon. (Hindi bababa sa pinipigilan nito ang iyong pangunahing system file mula sa pagiging kalat sa mga hindi napapanahong dokumento.)
  • Lumikha ng isang umuulit na pagpupulong sa iyong kalendaryo — posibleng ang unang linggo pabalik sa bagong taon — upang makagawa ng isang napakalaking paglilinis ng file.

Bakit ito gumagana:

Ang pagtatapon ng mga lumang file ay nagpapanatili sa iyong system na malinis, maayos, at may kaugnayan. Makakatipid din sa iyo ng oras sa pagpapanatili ng system sa maayos na pagkilos, at tumutulong sa iyo na maiwasan pag-aaksaya oras sa pag-aayos ng mga file na hindi na kakailanganin muli.

Hatiin at lupigin

system-filing-filing

Kung ang mga file na kailangan mong ayusin ay nauugnay lamang sa mga tukoy na kagawaran, hilingin sa isang tao sa bawat isa sa mga pangkat na iyon na ayusin ang kanilang mga file habang lumilikha ka ng isang labis na istraktura ng pamamahala ng file.

kilalanin ka ng mga laro para sa mga matatanda

Paano:

  • Lumikha ng isang istraktura ng samahan batay sa kagawaran sa halip na gumamit ng mga kategorya na nagpapangkat ng mga file batay sa mga napakaraming paksa, tulad ng pananalapi o mapagkukunan ng tao.
  • Hatiin ang mga file nang naaayon.
  • Dalhin ang mga file sa isang dalubhasa sa paksa ng paksa mula sa bawat departamento, mas mabuti na ang isang taong kakilala mo ay may kamangha-manghang mga kasanayan sa organisasyon. Hilingin sa boluntaryong ito na lohikal na ayusin ang mga file at lumikha ng isang susi para sa iyong sanggunian.
  • Kolektahin ang mga nakaayos na mga file ng kagawaran at idagdag ang mga ito sa iyong overarching system.

Bakit ito gumagana:

Sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga taong nakakaunawa — at kailangang mag-access — ang mga file na kukunin sa bahagi ng proseso ng pag-aayos, tinitiyak mong gagana ang iyong system.

Ayusin ang mga File sa Mga Pader

I-mount ang mga may hawak ng file mismo sa iyong mga pader sa halip na gumamit ng isang filing cabinet o istante.

Paano:

  • Itaguyod ang iyong mga kategorya sa organisasyon at tukuyin kung anong mga uri ng mga dokumento ang mahuhulog sa ilalim ng bawat kategorya.
  • I-mount ang mga maluluwang na may-ari ng pader sa isa sa mga karaniwang lugar ng iyong opisina. (Kumuha ng mga kaakit-akit na may-ari na akma sa tatak ng iyong kumpanya upang gawin ang pagsisikap na ito na doble bilang isang pagkukusa sa disenyo ng tanggapan.) Lagyan ng label ang bawat may-ari ayon sa pangunahing kategorya at pagkatapos ay tukuyin kung anong mga uri ng mga file ang dapat mapunta sa bawat isa. Isaalang-alang kung paano mo gagawing madali ang label para maunawaan ng mga abalang empleyado sa loob ng ilang segundo o mas kaunti pa.

Ano ang mga file na pupunta dito?

  • Mga Invoice
  • Mga Resibo
  • Mga kahilingan sa muling pagbabayad
    • I-email ang lahat sa kumpanya upang ipaliwanag ang iyong proseso. Sa halip na magdala ng mga file sa iyo, maaaring idagdag ng mga tao ang mga ito sa mga may hawak.
  • Linisin ang mga file isang beses sa isang linggo kung kinakailangan.

filing-system-on-the-wall

Bakit ito gumagana:

Ang mga file ng opisina ay sama-sama, kaya may katuturan na ang pag-aayos ng mga ito ay dapat na isang sama-samang responsibilidad. Habang mayroon kang mga mapaghangad na plano para sa pagpapanatili ng sistema ng paghahain ng tanggapan sa isang perpektong organisadong kondisyon, ang lahat ay maaaring mapalayo kung, at kailan, naging abala ka. Tinitiyak ng system na ito na manatiling organisado ang mga file ayon sa kategorya sa halip na itambak sa isang malabo na tumpok.

Isaayos ayon sa Kahalagahan

Ang sinumang kailanman na naghanap sa pamamagitan ng mga file ay nakakaintindi ng nasusunog na pagnanais na mahanap ang eksaktong kailangan mo sa halip na maghanap ng 100 mga bagay na hindi mo kailangan. Halimbawa, subukang isaayos ang iyong mga file sa opisina ayon sa kahalagahan upang gawing mas kasiya-siya ang lahat ng pagkuha ng dokumento.

ehersisyo na maaari mong gawin sa iyong mesa

Paano:

  • Suriin ang mga empleyado at tanungin kung anong mga file ng opisina ang kailangan nila upang mahanap o ma-access sa buong taon. (Gawing sapilitan ang survey na ito at humingi ng tulong ng pamamahala para sa pagpapatupad kung kinakailangan.)

Pag-aralan ang mga tugon at mga uri ng file ng pangkat sa mga antas ayon sa mga pangangailangan sa pag-access. (Ang nangungunang baitang ay ang limang pinaka-karaniwang nai-access na mga uri ng file ayon sa iyong survey.)

  • Isaayos ang iyong system, digital o pisikal, alinsunod sa mga kategoryang ito. Tiyaking ikakategorya at lagyan din ng label ang mga subfile. Halimbawa, maaari mong lagyan ng label ang iyong mga nangungunang mga file na antas, 'Mga Mahahalagang File,' at isama ang magkakahiwalay na mga label para sa 'mga resibo,' 'mga kontrata,' at 'mga resulta sa survey.'

Bakit ito gumagana:

Ang bawat tao'y nais ng isang file system na tila inaasahan nang eksakto kung ano ang kanilang hinahanap. Sa pamamagitan ng pag-aayos ng iyong system batay sa 'panuntunan ng karamihan,' mayroon kang pinakamahusay na pagkakataong lumikha ng isang file system na talagang naghahatid lamang ng kailangan ng mga tao.

Plano na ayusin nang regular

Kahit na ang pinakamahusay na system sa pag-file ng opisina ay hindi mananatiling organisado nang mag-isa. Mahusay na isaisip ito at planong gumawa ng kaunting gawain sa pagpapanatili ng system na naayos sa isang lingguhan. Ang pagbibigay ng kaunting pagsisikap sa isang paulit-ulit na batayan ay makakaramdam ng higit na labis na labis kaysa sa pagsubok na linisin ang isang taon na halaga ng maling pamamahala ng mga file nang sabay-sabay.

Paano:

mga ideya sa regalong corporate para sa mga kliyente

Mag-set up ng isang paulit-ulit na paalala sa kalendaryo at tandaan na panatilihing sagrado ang gawaing ito. Humingi ng tulong ng ilang mga katrabaho upang mapanatili ang iyong pananagutan at gawing masaya ang lingguhang kaganapan. (Maaari mo ring maitaguyod ang isang gantimpala upang madagdagan ang iyong pagganyak sa organisasyon.)

pag-aayos-file-araw-araw

Bakit ito gumagana:

Ang pagpapanatiling maayos ng isang system ay mas makatotohanan at mapamahalaan kaysa sa pag-aayos ng isang system mula sa simula minsan sa isang taon.

Paghiwalayin ang Patuloy na Trabaho mula sa Kumpletong Trabaho

Ang henyo na tip na ito mula sa Mga Kagamitan sa Pag-iisip pinapasimple ang buong system ng pag-file. Maaari mo pa ring ayusin ang mga file para sa mga nakumpletong proyekto, ngunit ang paghihiwalay sa mga ito sa mga file na nauugnay sa nagpapatuloy na trabaho ay gagawing mas mabilis at mas mahusay ang paghahanap ng mga file.

Paano:

  • Panatilihin ang anumang umiiral na diskarte sa pagkakategorya na gumana para sa iyo, ngunit magdagdag ng dalawang labis na kategorya: 'Nakumpleto' at 'Isinasagawa.'
  • Magdagdag ng mga timestamp o label sa mga file ng pangkat ayon sa petsa ng pagkumpleto, inaasahan o aktwal.
  • Magdagdag ng anumang inaasahang mga petsa ng pagkumpleto sa iyong kalendaryo upang malalaman mo kung oras na upang pumasok at gumawa ng ilang pag-aayos.

Bakit ito gumagana:

Ang mga file na nauugnay sa pag-usad ay lohikal na ang mga tao ay kakailanganin upang ma-access ang pinaka, at ang pag-aayos ng isang sistema ng pag-file sa pamamagitan ng pagkadalian at dalas ng pag-access ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang iyong system ng pag-file ay perpektong praktikal bilang karagdagan sa pagiging mahusay organisado

Uri ng Bonus: Maghanap ng isang paraan upang gawing masaya ang pag-aayos ng iyong system ng pag-file, o kahit papaano magagawa. Marahil ay nagsasangkot ito ng pagkuha ng magagandang mga supply ng pag-aayos na gagawing kasiya-siya ang trabaho o pagrekrut ng isang katrabaho na tutulong sa iyo upang makapagbahagi ka ng mga de-kalidad na pag-uusap sa mga sesyon ng samahan.

Alamin lamang ang isang paraan upang paganahin ang gawain ng pag-aayos ng mga file para sa iyo-iyon ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang mahalagang gawain ng pag-aayos ng file ay hindi magiging kinakatakutan.

Maaari ka bang magkaroon ng masyadong maraming mga tip sa pag-aayos? Sa tingin namin hindi! Ibahagi ang iyong mga tip sa ibaba upang masisiyahan kaming lahat sa mga super-organisadong tanggapan!

P.S. Marami sa mga tip na ito ay diretso mula sa aming pangkat sa Facebook ng Mga Manager ng Opisina! Tingnan kung anong mga nugget ng karunungan ang inaalok ng aming komunidad at tumalon sa pag-uusap. Sumali sa pangkat dito.

Mga Kagamitan Paano-Sa Opisina