16 Hindi Maikakaila na Mga Kasanayan Mula Sa Pinakamahusay na Mga Katulong sa Pangangasiwa Noong 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Ang isang bituin na Administratibong Katulong ay maaaring isang lihim na sandata ng isang kumpanya.



Ang 'Administratibong Katulong' ay dating magkasingkahulugan ng mga bagay tulad ng pag-iskedyul, bookkeeping, at pag-aayos ng paglalakbay. Hindi ganon ngayon .

Habang ang mga pagpapaandar na ito ay isang mahalagang bahagi pa rin ng trabaho, sa mga araw na ito ang mga admin ay inaatasan ng higit pa. Kadalasan, ang mga admin ay kumukuha ng mga front-line na madiskarteng pag-andar ayon sa kaugalian na pinalabas sa HR o mga pagpapatakbo - mga bagay tulad onboarding bagong hires at pagpaplano ng kaganapan.

Ang mga modernong araw na Admins ay madalas ding tungkulin sa pamamahala ng parehong kultura ng loob at malayuang kumpanya sa pamamagitan ng an software ng pagkilala ng empleyado gaya ng Assembly - alin ang libre.



Parami nang parami, ang pagpapanatili ng positibong kultura ng tanggapan ay kritikal para sa pagrekrut at pagpapanatili ng nangungunang talento, nakakaengganyong mga empleyado , at inspirasyon sa kanila na gampanan ang kanilang makakaya. Ang Admin ng isang kumpanya ay madalas na tungkulin ng mga responsibilidad na nauugnay sa kultura tulad ng pagpaplano ng mga off-site, pamamahala perks tulad ng meryenda sa opisina , at sa pangkalahatan ay pinapanatili ang vibe ng opisina.

Pagdating dito, inaasahan ng mga Admin na panatilihing maayos ang pagpapatakbo ng mga bagay, anuman ang kinakailangan. Isipin ang mga ito ng uri tulad ng 'utility player' sa baseball. Ang mga ito ay Jacks- at Jills-of-all-trading, inaasahang gumanap sa isang mataas na antas sa isang tonelada ng iba't ibang mga sitwasyon.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)



cool na bagay upang ilagay sa iyong desk sa trabaho

Kaya makatuwiran na ang Mga Admin ngayon ay nangangailangan ng isang malawak na hanay ng mga kasanayan upang magtagumpay sa mapaghamong papel na ito.

Ngunit ano ang listahan ng mga kasanayang pang-administratibo? At ano ang naghihiwalay sa magagaling na mga admin mula sa mga dakila? Aling mga ideya sa propesyonal na pag-unlad para sa mga katulong sa pangangasiwa ang dapat mong sundin?

Iyon mismo ang tinanong namin sa aming komunidad ng mga admin ng rockstar. Narito ang mga kasanayan para sa pang-administratibong katulong na talagang magbabayad ng mga bayarin.

Kamakailan lamang ay nag-survey kami ng higit sa 1,273 Executive Assistant sa aming State of The Executive Assistant na Facebook group at nalaman namin iyon lunes.com ay ang kanilang paboritong tool sa pagiging produktibo upang magamit.

Talaan ng nilalaman

1. Alam ang Lahat ng Mga Mapagkukunan

Kapag ikaw ay isang katulong na pang-administratibo, laging umaasa sa iyo ang bawat isa na magkaroon ng isang solusyon para sa bawat problema o isang tool na gagamitin para sa bawat pangangailangan.

Ang mga admin ng stand-out ay manatili sa unahan ng mga nagtatanong sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang database o Excel file ng mga kapaki-pakinabang na tool at pagpunta sa mga mapagkukunan.

Ilunsad ang iyong sariling listahan ng go-to kasama ang ilan sa aming paboritong admin na 'mga lihim na sandata.'

Ang Tumulong : Isaalang-alang ang freemium lingguhang newsletter na ito ang iyong shortcut sa pag-alam tungkol sa lahat ng mga mapagkukunan, kabilang ang kapaki-pakinabang na software at teknolohiya sa pagtitipid ng oras. Manatiling napapanahon sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang pag-ikot ng mga mapagkukunan, naihatid sa iyo sa isang plato ng pilak (a.k.a. maganda ang naka-format na email) bawat linggo. Mag-sign up nang libre dito!

Iba pang mga kapaki-pakinabang na mapagkukunan:

2. Malikhaing Paglutas ng Suliranin

Kung nais mong malaman kung paano maging isang mahusay na katulong sa pamamahala sa 2021, ang paglutas ng problema ay dapat nasa iyong toolbox. Dahil ang pangunahing responsibilidad ng isang Admin ay mapanatili ang punto, ang paglutas ng problema ay isang kailangang-kailangan na kasanayan. Sa pagtaas ng malayuang trabaho at nababaluktot na mga iskedyul, ang modernong lugar ng trabaho ngayon ay humihingi ng isang bagong uri ng malikhaing pag-iisip upang mapanatiling maayos ang lahat.

Si Chelsea Hnat, Executive Assistant ng CEO para sa Advancing Women Executives, ay nagsasabi sa amin kung bakit:

chelsea-hnat'Ang mga Administratibong Katulong ay nasa isang natatanging posisyon upang maging polymaths - alam nila ang tungkol sa napakaraming iba't ibang mga aspeto ng kanilang kapaligiran sa trabaho at nakikita bilang isang go-to para sa paglutas ng problema.

Kung mas mahusay nilang na-troubleshoot, mas mahalaga ang mga ito sa kanilang posisyon dahil pinapanatili nilang maayos ang paggalaw ng lahat. '

Ang pagkamalikhain at ang kakayahang mag-ayos, ayon kay Hnat, ay isang kinakailangang bahagi ng equation sa mga kumpanya ng anumang laki.

chelsea-hnat'Nakikita ko ito sa parehong maliliit at malalaking kumpanya, ngunit sa isang maliit na kumpanya tulad ng sa akin, ang epekto ng mga kasanayang ito ng admin ay napakalaki at talagang napansin mo.'

3. Wastong Pag-uugali

Ang interface ng mga admin sa mga tao bawat solong araw. Lahat ng uri ng tao.

Tulad ng Mga Manager ng Opisina , Ang mga Admin ay isa sa ilang mga tao sa isang kumpanya (maliban sa marahil ang CEO o senior staff ng HR) na nakikipag-usap sa mga empleyado sa bawat antas.

Siyempre, hindi ito limitado sa mga panloob na pakikipag-ugnayan. Ang tungkulin ng Admin ay halos palaging nakaharap sa harapan. Kung ikaw ay isang Admin, madalas kang tagapagbantay ng gateway para sa isang departamento o ehekutibo, paghawak ng mga papasok na tawag, pag-abot sa mga vendor, o direktang pakikipag-usap sa mga high-level na exec sa ibang mga kumpanya.

Iyon ang dahilan kung bakit napakahalaga ng mabuting asal at pag-uugali. Ipinaliwanag ng Admin Elizabeth White-Peters, na sinasabi sa amin na ang ugali ay 'isang nawalang sining na gumagabay sa isa sa maraming hamon na kalagayan.'

Ayon kay White-Peters, ang isa sa mga lihim sa pag-master ng sining ng pag-uugali ay ang pakikinig. Sabi niya,

elizabeth-white-peters'Ang [isang] rockstar [admin] ay nakikinig hindi lamang sa mga salita, ngunit sa tono at wika ng katawan upang mabasa sa pagitan ng mga linya.'

Narito ang isang halimbawa ng kung ano ang ibig niyang sabihin:

elizabeth-white-peters'Tumunog ang telepono. Ito ay isang pinalala na boses na hinihiling na makipag-usap sa Manager. Habang nakangiti at magalang, mabilis na sinusuri ng isang admin ang sitwasyon. Batay sa kultura ng kumpanya, maraming mga pagkilos ang maaaring maganap: ang isa ay maaaring kumuha ng isang tala at tiyakin ang tumatawag na ito ay maipapasa, ang isa ay maaaring ihinto ang tumatawag at matukoy kung paano makagambala sa manager / ilipat ang tawag, o maaaring subukan ng direktang lutasin ang isyu.

Sa pamamagitan ng pakikinig sa wika at tono, matutukoy ng isang tao kung aling mga aksyon ang dapat gawin. Ang bawat hakbang ng paraan sa magalang na komunikasyon, ang potensyal ng paghawak ng sitwasyon sa pinakamahusay na mga resulta para sa tumatawag at manager ay nagdaragdag.

Ang 'paki' at 'salamat' ay mapapansin ng pareho. Sa karanasan, matututunan ng admin mula sa Manager kung ano ang gumana nang maayos at sa gayon, malalaman kung paano hawakan para sa susunod na pangyayari. '

Ang mga admin, lumalabas, kailangan ng isang mataas na emosyonal na IQ, at ang kakayahang magbasa ng mga tao at tumutugon nang naaayon.

Apat. Emosyonal na katalinuhan

Ang emosyonal na katalinuhan ay tumutukoy sa isang talento sa pag-unawa — at kahit na nakakaimpluwensya — ng emosyon sa ating sarili at sa iba. Ang pinakamatagumpay na mga Admin ay may intelektuwal na intelektuwal sa mga pala. Narito kung bakit:

malusog na kaarawan sa paggamot para sa trabaho
  • Ang emosyonal na katalinuhan ay ginagawang madali upang gumana ang mga tao. Ang mga admin ay naayon sa emosyon ng iba na makamit ang mas mahusay na mga resulta mula sa negosasyon at iba pang mga pakikipag-ugnayan. Ang emosyonal na katalinuhan ay isinasalin sa mas mahusay na mga kinalabasan sa pakikitungo sa lahat ng mga tao at lahat ng mga sitwasyon, ginagawa itong isang kinakailangang dapat magkaroon ng kasanayan para sa Mga Admin, na kailangang humiling ng trabaho, magsagawa ng trabaho, at makipag-ayos tungkol sa magtrabaho kasama ang tone-toneladang tao.
  • Ang emosyonal na katalinuhan ay tumutulong sa mga tao na pamahalaan ang emosyon ng iba. Ang kakayahang magbasa ng mga tao ay makakatulong sa Mga Admin na asahan ang mga pangangailangan ng mga boss at iba pang pangunahing kasama. Halimbawa, hulaan na ang isang boss ay hindi nasisiyahan sa isang ulat ay nagbibigay sa isang ambisyosong Admin ng pagkakataon na makakuha ng pabor sa pamamagitan ng pag-redirect o pag-reframate ng pag-uusap.
  • Ang emosyonal na intelihensiya ay ginagawang madali ang paglutas ng kontrahan. Pag-unawa ang emosyon ay ginagawang madali ang pagharap sa mga emosyon, kahit na ang mga negatibo. At alam kung paano makitungo sa mga emosyon ay nagbibigay sa mga admin ng mga tool upang malutas ang anumang hindi pagkakasundo.
  • Ang emosyonal na katalinuhan ay nagpapadali sa pamamahala ng stress. Ang mga intelektuwal na intelihente ng damdamin ay maaaring makilala ang mga palatandaan ng kanilang sariling pagkapagod at mapagtanto na oras na para sa isang meditasyon.

5. Pag-iingat at Pag-asa

Ang pinakamahusay na Mga Admin ay hindi kailangang sabihin sa kung ano ang gagawin. Inaasahan nila ang solusyon bago pa maging problema ang problema. Ang mga Admin na ito ay bumangon mula sa pagiging sobrang nakakatulong sa pagiging kailangang-kailangan, ang mga lihim na bossing ng sandata ay hindi mabubuhay nang wala.

Sinimulan ni Kelly Todd ang kanyang karera bilang isang EA, na sumusuporta sa dalawang exec sa isang kumpanya ng produksyon na nakabase sa HGTV. Sa kanyang isipan, ito ay ang kanyang kakayahang asahan na talagang nagpasikat sa kanya.

kelly-todd-quote'Ang pagbibigay pansin sa mga detalye ay talagang magdadala sa iyo sa malayo dahil ang mga exec na ito ay humihingi ng pagiging perpekto, at kung gaano sila kagaling, nais nilang gawin nang wasto ang mga bagay, at ang iyong trabaho ... ay gawing mas madali ang kanilang buhay.

Kung maaari kang manatili sa isang hakbang nang una sa boss, tulad ng, 'Nag-ingat ako sa pagkuha ng reserbasyong ito para sa iyo dahil nakikita ko sa kalendaryo na na-block ka.'

Ang pag-asam na iyon at ang uri ng kahandaang paulit-ulit sa kanila ay talagang magpapasikat sa kanila ....

Ang [Admin] ay maaaring maging matalik na kaibigan ng Exec, at kung iniisip nila ang isang hakbang na nauna sa kanila, tatangkad ka. '

Sumasang-ayon si Chelsea Hnat:

chelsea-hnat'Dahil ang kanilang trabaho ay nagsasangkot ng maraming iba't ibang mga aspeto sa loob ng isang kumpanya, mayroon silang natatanging kakayahan na mahulaan ang mga potensyal na hamon at kinalabasan.'

6. Multitasking

Noong nakaraan, pinagtatalunan namin iyon Ang multitasking ay isang alamat na sumisira sa pagiging produktibo . Ang aming talino ay hindi naka-wire upang maisagawa ang higit sa isang mataas na antas na gawain nang paisa-isa, kaya ang pinakamahusay na diskarte ay upang unahin at patumbahin ang mga ito isa-isa.

Inirerekumenda namin ang paggamit ng isang software tulad ng lunes.com upang likhain, subaybayan, at subaybayan ang iyong mga pang-araw-araw na gawain. Mayroong isang libreng pagsubok na maaari kang mag-sign up dito .

At habang totoo ito sa kalakhan - hindi mo dapat subukang magsulat ng isang modelo sa pananalapi habang nasa isang tawag ka sa pagbebenta, halimbawa - ilan sa pangunahing responsibilidad ng isang Admin na hinihiling sa kanila na sabay na patumbahin ang mga gawain.

Iyon ay dahil bilang karagdagan sa mas malaki, mas madiskarteng mga responsibilidad, ang mga rote na gawain tulad ng pag-file o pag-iiskedyul ay madalas pa ring mahulog sa Mga Admin. Ang kakayahang magawa ang mga ito nang mabilis - o nang sabay-sabay - ay isang pangunahing kalamangan. Ang pinakamahusay na Mga Admin ay ginagawa ito nang walang kahirap-hirap.

executive assistant vs administrative assistant

Si Stephanie Merritt, Administratibong Katulong sa Bonitz, ay nagpapaliwanag:

stephanie-merritt'Ang nangungunang kasanayan na ang isang Administratibong Katulong ay ang kakayahang mag-multi-task. Alam ko na normal akong may ilang mga bagay na nangyayari sa parehong oras at dapat kong magawa ang pareho sa parehong oras.

Halimbawa: Kailangan kong gumawa ng mga silid sa hotel para sa aming mga sub-kontratista, habang nasa telepono ako, maaari akong sumagot ng mga email, o tapusin ang ilang mga gawain sa papel. '

7. Kakayahang umangkop

Tulad ng napansin namin dati, ang mga responsibilidad sa listahan ng isang Admin ay malawak at iba-iba. Kadalasan, nangangahulugan ito na maaaring huminto sa isang libu-libo at pivot patungo sa isang ganap na hindi nauugnay na proyekto. Mabilis na nagbabago ang mga bagay, at ang pinakamahusay na Mga Admin ay maaaring tumugon at umangkop nang madali.

Halimbawa, kung biglang nagsiwalat ang boss ng isang kusang paglalakbay na magpapalabas sa kanya ng tanggapan sa susunod na dalawang linggo, ang kanyang Admin ay kailangang kumilos, linisin ang kanyang iskedyul habang mabisang nakikipag-usap sa lahat ng apektadong partido upang maiwasan ang mga nasasaktan na damdamin at mga pasa . Sa sitwasyong ito, walang oras upang mai-stress at gumugol ng oras sa pagpapasya kung ano ang gagawin.

Narito muli si Merritt upang ipaliwanag:

stephanie-merritt'Ang iba pang nangungunang kasanayan ay maaaring mabago kung ano ang iyong ginagawa sa isang sandali na paunawa. Maaari akong maging nasa kalagitnaan ng isang bagay at ang aking boss ay lumalakad at sinabi na kailangan niya ng isang bagay ngayon, kailangan kong ihinto ang ginagawa ko at gawin ang hiniling niya sa akin, pagkatapos ay bumalik sa landas para sa kung ano ang ginagawa ko bago siya dumating. para makita ako.'

Ito ay isang pangunahing punto - hindi lamang tungkol sa mabilis na paglipat ng mga gawain, ito ay tungkol sa kakayahang makabalik sa track sa sandaling bumalik ka. Pagkatapos ng lahat, mayroong napakakaunting ginagawa ng isang Admin na hindi mahalaga.

8. Masalimuot na Organisasyon

Maaaring mukhang isang walang utak, ngunit napakahalaga nito. Kapag nagtatrabaho ka sa isang tonelada ng iba't ibang mga proyekto, wala kang oras upang sayangin ang duplicate na trabaho dahil sa kakulangan ng organisasyon. Dagdag pa, nakakatulong ang samahan na mabawasan ang stress, at ititigil din nito ang mahahalagang gawain mula sa 'pagbagsak sa mga bitak' kapwa literal at masagisag.

Pagdating sa kung paano ka maging maayos, sinabi ni Stephanie Merritt na mayroon lamang isang panuntunan - anuman ang gagana para sa iyo:

stephanie-merritt'Walang dalawang tao ang nagtatrabaho ng pareho. Gusto kong tapusin ang isang proyekto bago ako magsimula sa isa pa. Ngunit hindi ito laging posible, kaya kailangan kong magkaroon ng mga paalala upang sabihin sa akin na tapusin ang unang proyekto na aking pinagtatrabahuhan.

Ang bawat isa ay may kanya-kanyang kasanayan sa organisasyon at alam kung ano ang pinakamahusay na gumagana para sa kanila. Ako ay isang taong paningin. Madalas akong gumagamit ng kalendaryo. May mga gamit din ako sa sahig ko para makasabay ako sa lahat.

Ang isang batang babae na katrabaho ko ay gumagamit ng mga stack sa kanyang mesa, kaya nakasisiguro siyang tapos na ang kanyang pinagtatrabahuhan. '

Anuman ang iyong pamamaraan, ang samahan ay tiyak na dapat na magkaroon ng kasanayan sa Admin.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

9. Pagkakaroon ng 'Puso ng Lingkod'

Unang nilikha ni Robert Greenleaf, ang salitang ' lingkod-pinuno ”Ay pumasok sa pamamahala ng leksikon noong huli. Ito ay tumutukoy sa isang istilo ng pamumuno na inuuna ang kagalingan ng iba. Sa pagsasagawa, nangangahulugan ito ng pagtuon sa personal at propesyonal na pag-unlad, at pagtingin sa pangunahing responsibilidad ng isang tao na suportahan ang tagumpay ng isang koponan.

Ang ideyang ito ng 'serbisyo' ay kasinghalaga sa tungkulin ng Admin tulad ng sa tungkulin sa pamumuno.

valerie-gomez'Ito ay napakahalaga. GUSTO ng isang executive ng rockstar executive o administrative na maglingkod sa kanilang pinuno - malaki man o maliit ang gawain. Alam ng isang malakas na admin na sa pamamagitan ng pagtulong na makamit ang mga layunin ng kanilang boss ay makakamit nila ang kanilang sarili. '

mga aktibidad sa pagbuo ng koponan para sa mga malalayong koponan

-Valerie Gomez, Administratibong Katulong sa ADP

Ang mga Mahusay na Admins ay hindi makasarili, at alam na ang kanilang pagpayag na tumulong para sa koponan ay tumutulong na matiyak ang tagumpay ng koponan at ang kanilang sarili.

10. Kakayahang magamit

Ang kakayahang mag-improvise, mag-isip sa iyong mga paa, at magkaroon ng mga solusyon sa mabilisang ay isa sa pinakamahalagang katangian na maaaring kunin ng isang Admin. Ipinaliwanag ni Valerie Gomez kung bakit:

valerie-gomez'Hindi ko pa rin maiuugnay ang isang kaganapan na mawawala nang walang sagabal anuman ang pagiging maselan ng plano. Kung mayroong isang huling minutong pagbabago sa headcount na iyong na-budget para sa o isang system glitch sa monitor display 5 minuto bago naka-iskedyul na maging live ang pagtatanghal ng iyong boss.

Dapat mong maiisip ang iyong mga paa - anuman ang problema, ang isang rockstar admin ay makakahanap ng solusyon! '

Sumasang-ayon si Elizabeth White-Peters na ang pagiging mapagkukunan ay isang pangunahing katangian, na sinasabi,

elizabeth-white-peters'Nakikita ko ang AA bilang corporate MacGyver's (tandaan ang palabas na mula noong 90's?) Na ang kanilang mga kamay sa kaunti sa lahat, ay malikhaing malutas ang mga problema, at maagang makapagtanong ng tamang mga katanungan upang maiwasan ang anumang mga puwang sa mga proyekto o hindi inaasahang hamon. '

11. Grit

Pamilyar tayong lahat sa Batas ni Murphy - ang anumang maaaring maging mali ay magkakamali.

Sa gayon, ang mundo ng negosyo ay hindi immune - malayo rito. Ang sinumang kailanman na namamahala ng isang proyekto ay alam na ang mga hamon ay hindi maiiwasan.

Parehas para sa tungkulin ng Admin. Sa ilang mga punto, ang mga bagay ay tatabi. Pag-crash ng mga server, pagbaba ng mga system ng telepono, pag-flake ng mga vendor, pagkansela ng mga flight, pagtigil ng mga tao.

Hindi lamang ito tungkol sa pagiging mapamaraan. Ito ay tungkol sa pagiging sapat na malakas upang panindigan ang anumang sitwasyon. Ang isang Rockstar Admin ay hindi gumuho sa ilalim ng presyon. Ang mga pinakamahusay na magtiyaga, umakyat sa okasyon, at matapos ang trabaho. Totoong grit iyon.

Narito kung paano malilinang ng mga Admins ang tunay na grit, na kung minsan ay tinatawag itong katatagan:

  • Pakikisalamuha sa mga katrabaho. Ang pakikisalamuha ay naglalabas ng oxytocin, na nagbabawas ng pagkamaramdamin sa stress.
  • Humihingi ng payo. Minsan, ibang perspektibo ang kailangan natin upang malampasan ang magaspang na oras.
  • Nakatuon sa mindset. Makokontrol lamang ng mga tao ang lens kung saan nakikita nila ang mundo, ngunit mababago nila ang kanilang mga pananaw mula sa negatibo hanggang positibo sa isang simpleng pagbabago ng pananaw.

12. Mabisang Komunikasyon

Walang uri ng komunikasyon na hindi hinawakan ng mga Admin. Dapat silang maging matalino sa telepono, magsulat ng magagandang email, at kumpiyansa sa proyekto kapag nakikipag-usap sila sa mga empleyado sa lahat ng antas nang harapan. Kadalasan, kailangan nilang isulat ang mga komunikasyon sa buong kumpanya o kahit na pagsamahin mga visual na presentasyon sa ngalan ng kanilang boss.

Hindi mahalaga kung ano ang medium, ang kanilang komunikasyon ay dapat na maging malinaw , direkta, at maikli. Totoo ito lalo na para sa Mga Admin na malapit na nagtatrabaho sa mga executive. Ang mga CEO at iba pang mga nakatatandang pinuno ay hindi nais na mag-dissemble, mag-rambling, o anumang iba pang uri ng run-around - gusto nila mabisang komunikasyon tama yan sa point.

Ang pag-aaral ng pinaka-mabisang paraan upang gawin na makakatulong sa paghiwalayin ang mabubuting Admin mula sa mga mahusay.

Mga Serbisyong Virtual Assistant at Mga admin na naghahanap upang patalasin ang mga kasanayan sa komunikasyon ay maaaring humingi ng tulong ng isang go-to review na kaibigan. Ang taong ito ay handa nang magbigay kaswal feedback sa harap-harapan na mga script, email, at anupaman. Hindi sila gumaganap ng isang malalim na pagsusuri; simpleng tinutukoy nila ang mga lugar na walang katuturan.

Kahit na pagkatapos lamang ng ilang mga pag-review, makikita ng mga Admins ang iba't ibang mga landas para sa pagtaas ng kalinawan sa kanilang mga komunikasyon.

13. Tech Savviness

Ang mga admin at uri ng teknolohiya ay magkakasabay sa mga panahong ito. Hindi na ito email lamang - Inaasahan na maging bihasa ang mga admin sa isang malawak na hanay ng mga pinagsamang apps at platform.

Pinag-uusapan namin ang mga apps ng komunikasyon tulad ng Slack, mga system ng kalendaryo tulad ng Kalendaryo , mga system ng pagsingil, mga platform ng pagpapareserba ng paglalakbay, mga sistemang HR tulad ng TriNet , o software ng pakikipag-ugnayan ng empleyado tulad ng Quantum Workplace , 15 Limang o TINYpulse . (Basahin ang kamangha-manghang gabay ng Quantum Workplace para sa pagbili ng software ng pakikipag-ugnayan ng empleyado .)

Iyon ay maraming tech.

Kapag nagkamali ang mga bagay, hindi mo palaging maaasahan ang mga tauhan ng IT. Sa katunayan, sa mas maliit na mga kumpanya, ang Admin ay maaaring talagang defacto tech na tao o gal. Kung maaari mong i-reboot ang isang nag-crash na computer, ace a kritikal na pagsubok sa pag-iisip , mag-publish ng isang post sa blog sa WordPress, o kahit na i-restart lamang ang internet, nakuha mo ang isang leg up sa Admin Game.

Kaya paano makintab ng mga Admin ang kanilang tech savviness? Maaari silang magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng isang listahan ng madalas na ginagamit na tech at pagkilala sa aling mga tool ang hindi nila komportable. Pagkatapos nito, ang pagsasanay ay ginagawang perpekto. Inirerekumenda namin ang pag-block ng isang oras bawat araw upang mag-eksperimento sa iba't ibang mga tech, malaman ang mga system, at i-browse ang mga tool ' Tulong at Komunidad mga pahina Marami sa mga pahinang ito ay may mga kayamananang mapagkukunan ng karamihan sa mga tao na hindi kailanman hinahanap; ang ilang mga pahina ay mayroon ding mga 24/7 na interface ng chat o mga linya ng telepono na pinapatakbo ng mga eksperto sa tech na maaaring sagutin ang anumang katanungan. Kapag lumitaw ang susunod na malaking kahirapan sa teknikal, ang malaking pag-aayos ay maaaring maging kasing dali ng pag-alam kung saan pupunta upang makakuha ng tulong nang mabilis.

14. Malaking Pag-iisip ng Larawan

Ang mga pinagkakatiwalaang Admins ay madalas na mga tagapayo sa facto sa senior leadership. Maaari silang maglingkod bilang isang sounding board para sa mga bagong ideya, magmungkahi ng mga bagong proseso, o kahit na timbangin ang mga desisyon sa pagkuha.

Ang pinakamahusay na Mga Admin ay nagbibigay ng mahalagang pananaw sa pamamagitan ng paggawa ng mga rekomendasyon batay sa pag-unawa sa negosyo ng isang kumpanya at kultura nito. Ang pag-alam kung paano mag-isip tungkol sa mga bagay sa konteksto ng isang mas malaking kabuuan ay kritikal.

Ang pag-iisip ng malalaking larawan ay maaaring parang isang bagay na pinakamahusay na natitira sa mga visioneraryo ng mundo, ngunit sa totoo lang, lahat ng tao ay maaaring malinang ang kakayahang mag-isip nang maaga. Isaalang-alang ang pagmamaneho. Ang mahusay na pagdepensa sa pagmamaneho ay nagsasangkot ng pag-scan nang maaga upang makita kung saan ka dadalhin ng kalsada. Nalalapat ang parehong pamamaraan na ito sa mga abstract na konsepto, tulad ng mga layunin ng kumpanya. Anong kalsada ang ginagawa mo para sa iyong kumpanya sa mga kilos na ginagawa mo ngayon? Anong mga hadlang ang inaasahan mong harapin? Kapag naisip mo na ang mga bagay na ito, maaari kang maghanda para sa mga ito.

15. Pansin sa Detalye

Kung mahalaga ang pag-iisip ng malaking larawan, totoo din ang flipside. Mahalaga ang mga detalye sa trabaho ng Admin, at kailangang magkaroon ng isang masidhing mata para sa kanila.

Pag-isipan ito - maraming ginagawa ng isang Admin ay medyo mataas ang pusta. Kung hindi mo makuha ang exec na iyon sa isang flight, maaaring hindi niya maisara ang susunod na pag-ikot ng pagpopondo na kailangang panatilihin ng iyong kumpanya.

Kung hindi ka makakakuha ng isang mabuong vendor na binabayaran sa oras at para sa tamang halaga, maaari silang lumingon at kasuhan ang iyong kumpanya. O pinakamasama sa lahat ... isang maling pagkakamali sa iyong bahagi ay maaaring masama ang hitsura ng iyong boss.

Ang kontrol sa kalidad pagdating sa mga detalye ay isang malaking assets para sa anumang Admin.

16. Pag-uunahin

Sa pamamagitan ng sining ng pag-prioritize, maaaring ibahin ng Admins ang isang listahan ng dapat gawin sa isang listahan ng napakahalagang mga nagawa. Ang kakayahang pag-iba-ibahin ang 'mga gawaing kritikal sa misyon' at 'mga gawain na maaaring maghintay' ay nagpapakita ng hindi nagkakamali na paghuhusga, mga kasanayan sa pamumuno, at isang pagkakahanay sa mga halaga ng kumpanya. Pinakamaganda sa lahat, ipinapakita ang prioritization ng kakayahan, nagbibigay ng inspirasyon sa pagtitiwala mula sa mga namumuno na kinikilig na hindi nila kailangang hawakan ang anumang mga kamay.

Ang prioritization ay maaari ding maging susi sa pagpapanatiling kalmado habang nakaharap sa isang listahan ng gawain na dumarami sa segundo. Ang kakulangan ng pagtuon sa mga sitwasyong ito ay humahantong sa gulat, at ang pagkatakot ay pumapatay sa pagiging produktibo. Ang pagsisid pa mismo sa ilang mga kritikal na gawain at ang pagtatakda ng mga walang kabuluhan ay pinapanatili ang paggalaw ng priyoridad ng trabaho habang binabawasan ang stress ng pagsubok na gawin ang lahat.

Maaaring mapalakas ng mga admin ang mga kasanayan sa pag-prioritize sa pamamagitan ng maingat na pakikinig sa panahon ng mga pagpupulong at kaswal na pakikipag-usap upang makuha ang konteksto sa likod ng iba't ibang mga takdang-aralin at mas husgahan ang kanilang kahalagahan. Inirerekumenda rin namin na dumaan sa listahan ng dapat gawin at tanungin, 'Ano ang epekto nito?' Ang tunay na mga priyoridad ay lalabas sa lalong madaling panahon.

(- Makakuha ng mas maraming sh * t tapos na Ang Tumulong - ang # 1 libreng lingguhang newsletter na ginawa para sa mga katulong ng mga katulong.)

malusog na ideya ng meryenda para sa trabaho

Inaasahan namin na matutunan mo kung paano paunlarin ang mga kasanayang pang-administratibong katulong na magdadala sa iyo sa susunod na antas! Kaya ano ang sasabihin mo? Isaalang-alang mo ba ang iyong sarili na isang maalamat na Admin? Alin ang iyong mga paboritong tip at trick ng administratibong katulong? Huwag kang mahiya, ipaalam sa amin sa mga komento sa ibaba.